WhatsApp- und SMS-Terminerinnerung mit Einwilligung, die zugleich freie Slots zurückholt
Eine Erinnerung verschicken kann jedes Tool. TerminJet nutzt denselben eingewilligten Kanal weiter: Sagt jemand ab, geht der frei gewordene Termin automatisch als Angebot an die passende Person auf Ihrer Warteliste. Aus der Erinnerung wird der Einstieg, aus dem Kanal wird Umsatz.
WhatsApp wird gelesen. Genau deshalb ist die Erinnerung erst der Anfang.
Eine Erinnerung senkt No-Shows. Aber der wahre Hebel liegt darin, denselben Kanal zu nutzen, sobald ein Slot doch frei wird.
- 98–100%
- Öffnungsrate von WhatsApp- und SMS-Nachrichten, fast jede Erinnerung wird wirklich gesehen
- 5–15%
- typische No-Show- und Ausfallquote bei terminbasierten Betrieben ohne Erinnerung
- < 60 Sek.
- von der Absage bis zum versendeten Ersatzangebot an die Warteliste
- 0
- Anrufe nötig. Erinnerung und Nachbesetzung laufen über denselben Kanal.
Vom Opt-in bis zum nachbesetzten Slot: ein Kanal, ein Ablauf
- Schritt 01
Einwilligung beim Buchen einsammeln
Beim Termin über Ihr Formular setzen Kund:innen ein klares Häkchen für Erinnerungen per WhatsApp oder SMS. Zeitpunkt und Wortlaut werden dokumentiert, die Basis für jeden späteren Versand.
- Schritt 02
Erinnerung automatisch senden
TerminJet verschickt die Terminerinnerung per WhatsApp automatisch, mit SMS als Fallback. Vorlage, Vorlaufzeit und Tonalität legen Sie pro Terminart fest. Eine Antwort genügt zum Bestätigen oder Absagen.
- Schritt 03
Absage erkennen, Slot freigeben
Antwortet jemand mit einer Absage, wird der Slot sofort als nachbesetzbar markiert, statt leer im Kalender zu verfallen. Genau hier endet jedes reine Erinnerungs-Tool.
- Schritt 04
Über denselben Kanal nachbesetzen
Die Engine rankt Ihre eingewilligte Warteliste und schickt der passenden Person ein Angebot per WhatsApp oder SMS. Sagt sie zu, ist der Termin gebucht, ohne einen einzigen Anruf.
Kein SMS-Gateway, sondern ein Kanal, der Slots zurückholt
Ein klassisches SMS- oder WhatsApp-Gateway sendet Nachrichten und endet dort. TerminJet verbindet die Erinnerung direkt mit der Engine: Jede Absage, die über den Kanal hereinkommt, startet automatisch die Nachbesetzung über genau diesen Kanal. So wird aus einer Kostenstelle ein Umsatzhebel.
Erinnerungen, die zu echten Praxen, Salons und Werkstätten passen
WhatsApp automatisch, SMS als Fallback
Erst WhatsApp, weil es gelesen wird. Ist keine WhatsApp-Nummer hinterlegt oder zugestellt, greift automatisch SMS. Kein Kontakt fällt durchs Raster.
Vorlagen pro Terminart
Kontrolltermin, Erstberatung, Färben oder Inspektion: jede Terminart bekommt ihre eigene Vorlage, Vorlaufzeit und Tonalität, branchengerecht statt generisch.
Antwort statt Einbahnstraße
Kund:innen bestätigen, sagen ab oder bitten um Verschiebung, direkt im Chat. Die Antwort steuert den Kalender, nicht ein zusätzliches Telefonat.
Dokumentierte Einwilligung
Jeder Versand setzt eine erfasste Einwilligung voraus. Zeitpunkt, Kanal und Wortlaut sind hinterlegt, für DSGVO-konforme Nachweise und ruhige Audits.
Auf Ihrer eigenen Domain
Nachrichten und Formular laufen unter Ihrem Namen, nicht über ein Portal. Es ist Ihre Instanz, kein geteiltes SaaS, keine fremde Marke dazwischen.
EU-gehostet und verschlüsselt
Hosting bei Hetzner in Deutschland, sensible Daten mit AES-256 verschlüsselt. Kontaktdaten verlassen den europäischen Raum nicht.
Eine Absage per WhatsApp, zwei Welten
Dieselbe Nachricht, zwei Ergebnisse. Links ein reines Erinnerungs-Tool, rechts TerminJet.
- Die Erinnerung geht raus, jemand antwortet „Muss leider absagen".
- Die Absage landet bestenfalls in einem Postfach, das niemand sofort liest.
- Der 11-Uhr-Slot bleibt leer. Der Umsatz ist für heute weg.
- Wer auf der Warteliste steht, erfährt nie, dass kurzfristig etwas frei war.
- Die Absage-Antwort setzt den Slot automatisch auf „frei" und startet die Recovery.
- Die Engine rankt die eingewilligte Warteliste nach Passung und Verfügbarkeit.
- Die beste Person bekommt sofort ein Angebot per WhatsApp über denselben Kanal.
- Sagt sie zu, ist der 11-Uhr-Slot gebucht, ohne dass jemand zum Hörer greift.
Häufige Fragen zu WhatsApp- und SMS-Terminerinnerungen
Darf ich Terminerinnerungen einfach per WhatsApp verschicken?
Nur mit Einwilligung. WhatsApp- und SMS-Erinnerungen an Kund:innen brauchen eine vorab erteilte, dokumentierte Zustimmung (DSGVO Art. 6). TerminJet sammelt dieses Opt-in beim Buchen ein und hält Zeitpunkt, Kanal und Wortlaut fest. Ohne erfasste Einwilligung wird kein Versand ausgelöst.
Wie hoch ist die Öffnungsrate wirklich?
WhatsApp- und SMS-Nachrichten werden in der Praxis nahezu vollständig geöffnet, übliche Werte liegen bei 98 bis 100 Prozent. Genau deshalb eignet sich der Kanal nicht nur für die Erinnerung, sondern auch für das kurzfristige Nachbesetzen frei gewordener Slots.
Was passiert, wenn jemand auf die Erinnerung mit einer Absage antwortet?
Die Absage markiert den Slot sofort als nachbesetzbar. Die Engine bewertet Ihre eingewilligte Warteliste und schickt der passenden Person ein Ersatzangebot über denselben Kanal. Reagiert niemand, rückt automatisch die nächste Person nach. Ihr Team behält die Übersicht im Verlauf.
Ist TerminJet nur ein WhatsApp- oder SMS-Gateway?
Nein. Ein Gateway sendet nur Nachrichten. TerminJet ist eine Terminerinnerung-SMS-Software, die direkt mit der Buchungs- und Recovery-Engine verbunden ist: Erinnerung, Bestätigung, Absage und Nachbesetzung laufen über einen Ablauf statt über getrennte Tools.
Läuft das über ein Portal oder unter meinem eigenen Namen?
Unter Ihrem eigenen Namen. TerminJet ist white-label auf Ihrer eigenen Domain, kein geteiltes Portal wie Doctolib, Jameda oder Treatwell. Es ist Ihre eigene Instanz, EU-gehostet bei Hetzner, mit AES-256-Verschlüsselung für sensible Daten.
Was, wenn jemand keine WhatsApp-Nummer hat?
Dann greift automatisch SMS als Fallback. So erreicht die Erinnerung auch Kund:innen ohne WhatsApp, ohne dass Sie zwei Systeme pflegen müssen.
Sehen Sie, wie das Opt-in beim Buchen eingesammelt wird
Dieses Formular ist dasselbe eingebettete Intake, das später Erinnerungen auslöst und die Engine mit Wartelisten-Kontakten füttert. Probieren Sie aus, wie die Einwilligung erfasst wird.