Ihre Warteliste sollte Slots füllen, nicht in einer Tabelle liegen
Die meisten Praxen führen eine Liste wartender Patienten und rufen sie einzeln an, sobald etwas frei wird. TerminJet macht aus dieser Liste automatische, einwilligungsbasierte Angebote, sobald ein Slot frei wird.
Was TerminJet anders macht
Matching, das zur Logopädie passt
Nicht jeder wartende Patient passt zu jedem freien Termin. Die Vorlage sortiert nach Indikation, Kind oder Erwachsener, schulnaher Zeit und frühestem Startdatum, damit ein frei gewordener Nachmittagsslot die Patienten im Schulalter erreicht, die ihn brauchen.
Zwei Listen, eine Engine
Führen Sie Patienten, die auf irgendeinen Platz warten, und Patienten, die auf einen besseren Termin warten, im selben System. Wird ein Slot frei, wird die richtige Gruppe zuerst angefragt, in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.
Schluss mit dem Telefon-Hin-und-Her durch die Liste
Statt sechs Personen anzurufen, um eine Therapiesitzung zu füllen, geht das Angebot per WhatsApp oder SMS raus und Patienten antworten, wann es ihnen passt. Der Slot bucht sich selbst, sobald jemand Ja sagt.
Sichtbar, keine Blackbox
Sie sehen, wem jeder Slot angeboten wurde, wer geantwortet hat und warum jeder Patient an seiner Stelle gereiht wurde. Die Agentur stimmt die Regeln mit Ihnen ab, damit die Automatisierung zur Triage Ihrer Praxis passt.
So funktioniert es
- Schritt 01
Patienten tragen sich mit Einwilligung in die Warteliste ein
Auf Ihrer eigenen Website tragen sich Patienten mit ihrer Indikation, ihren Wunschzeiten und ihrem WhatsApp- oder SMS-Opt-in ein. Keine Dateneingabe für Ihren Empfang.
- Schritt 02
Ein freier Termin löst gereihte Angebote aus
Wird ein Therapietermin frei, wählt die Engine die am besten passenden wartenden Patienten und schickt jedem nacheinander ein kurzes Angebot, ein Antwortfenster nach dem anderen.
- Schritt 03
Der Slot wird gebucht und die Liste aktualisiert sich
Das erste Ja erhält den Slot und kommt von der Warteliste. Alle anderen bleiben für den nächsten freien Termin an ihrer Stelle. Nichts von Hand abzuhaken.
FAQ
Wie wird die Reihenfolge der Angebote festgelegt?
Danach, wie gut jeder Patient zum Slot passt: passende Indikation, geeignete Tageszeit, frühestes Startdatum und jede von Ihnen definierte Priorität. Sie legen die Gewichtung mit der Agentur fest und sehen die daraus entstehende Reihenfolge jederzeit.
Tragen sich Patienten selbst ein oder erfassen wir sie?
Patienten tragen sich über ein Formular auf Ihrer eigenen Website selbst ein, mit ihren Präferenzen und ihrer Einwilligung. Sie können Personen auch manuell hinzufügen, wenn eine Anfrage telefonisch eingeht.
Was verhindert, dass wir einen Slot jemandem Ungeeigneten anbieten?
Harte Regeln schließen jeden aus, der den Slot nicht nehmen kann, etwa ein Startdatum, das noch nicht erreicht ist, oder eine Zeit, die mit der Schule kollidiert. Es werden nur geeignete Patienten mit Einwilligung angefragt.
Verlieren wir die Kontrolle darüber, wer kontaktiert wird?
Nein. Sie können vor jedem Versand eines Angebots eine Freigabe verlangen, die Reihenfolge anpassen und die Automatisierung pro Slot pausieren. Das System schlägt vor, Sie behalten die Kontrolle.