WhatsApp-Terminerinnerung für die Arztpraxis, die freie Slots gleich weitergibt.
Terminerinnerung per WhatsApp an Ihre Patienten, automatisch und mit dokumentiertem Opt-in. Erscheint jemand trotzdem nicht oder sagt ab, besetzt TerminJet den frei gewordenen Slot sofort aus Ihrer Warteliste nach, statt ihn leer stehen zu lassen.
Eine Nachricht, die gelesen wird, verhindert den leeren Slot.
SMS und E-Mail gehen unter. WhatsApp landet dort, wo Ihre Patienten ohnehin täglich schauen, und das verändert die Zahlen spürbar.
- ~100%
- Öffnungsrate von WhatsApp-Nachrichten, deutlich über E-Mail und SMS
- bis 30%
- weniger Nichterscheinen mit automatischer Erinnerung und Opt-in
- 5–15%
- typische Ausfall- und No-Show-Quote in terminbasierten Praxen
- < 60 Sek.
- von der Absage bis zum versendeten Ersatzangebot an die Warteliste
Von der Erinnerung bis zum nachbesetzten Termin
- Schritt 01
Erinnerung geht automatisch raus
Ein bis zwei Tage vor dem Termin erhält Ihr Patient eine kurze WhatsApp-Erinnerung mit Datum, Uhrzeit und Behandler. Versendet wird nur an Kontakte mit dokumentiertem Opt-in, fällt das Opt-in weg, läuft die Erinnerung per SMS.
- Schritt 02
Patient bestätigt oder sagt ab, direkt im Chat
Statt in der Praxis anzurufen, antwortet der Patient mit Zusage oder Absage direkt in der Nachricht. Ihr Empfang sieht den Status sofort, ohne dass jemand zum Hörer greift.
- Schritt 03
Sagt jemand ab, wird der Slot frei
Eine Absage am Vorabend setzt den Termin automatisch auf nachbesetzbar. Genau hier hört ein reines Erinnerungs-Tool auf und TerminJet fängt erst an.
- Schritt 04
Die Engine besetzt aus der Warteliste nach
Die nächste passende Person auf Ihrer Warteliste bekommt den Slot per WhatsApp angeboten. Zusage, gebucht. Keine Reaktion, rückt automatisch die nächste Person nach, bis der Termin wieder voll ist.
Terminerinnerung an Patienten per WhatsApp ist nur der Auslöser, nicht das Ziel
Reine Erinnerungs-Tools senken No-Shows, aber wenn die Erinnerung zu einer Absage führt, bleibt der Slot trotzdem leer. TerminJet nutzt genau diesen Moment: Die Absage ist der Startschuss für die automatische Nachbesetzung. So wird aus einer abgesagten Kontrolle am Mittwochmorgen kein Verlust, sondern ein neuer Termin für jemanden, der ohnehin auf einen früheren Platz wartet.
Erinnerungen, die zum echten Ablauf einer Praxis passen
Automatisch nach Terminart
Vorsorge braucht eine andere Vorlaufzeit als die Akutsprechstunde. Erinnerungszeitpunkt und Text lassen sich je Terminart einstellen, statt eine Vorlage für alles zu verwenden.
Antwort direkt im Chat
Patienten bestätigen, sagen ab oder bitten um eine Verschiebung mit einer kurzen Antwort. Das Ergebnis landet sofort im Kalender, ohne Anruf am Empfang.
WhatsApp mit SMS-Fallback
Liegt für einen Patienten kein WhatsApp-Opt-in vor, geht die Erinnerung automatisch per SMS raus. Niemand wird vergessen, nur weil der Kanal fehlt.
Nur mit dokumentiertem Opt-in
Jede Nachricht geht ausschließlich an Kontakte mit nachweisbarer Einwilligung nach DSGVO. Das Opt-in wird festgehalten, der Patient kann jederzeit widersprechen.
Automatische Nachbesetzung
Führt eine Erinnerung zur Absage, bietet die Engine den Slot der Warteliste an. Genau das unterscheidet TerminJet von reinen Erinnerungs-Diensten.
Auf Ihrer eigenen Domain
Erinnerung, Buchung und Verschiebung laufen white-label unter Ihrem Praxisnamen, nicht über ein fremdes Portal. Daten liegen auf EU-Servern in Deutschland.
Reines Erinnerungs-Tool vs. TerminJet
Eine Erinnerung zu verschicken kann jedes Tool. Der Unterschied zeigt sich an dem Termin, der trotz Erinnerung abgesagt wird.
| TerminJet | Reines Erinnerungs-Tool | |
|---|---|---|
| WhatsApp-Erinnerung mit Opt-in | ||
| Antwort direkt im Chat | teilweise | |
| Freien Slot automatisch nachbesetzen | ||
| Warteliste ranken und anbieten | ||
| Läuft auf Ihrer eigenen Domain | selten | |
| EU-Hosting in Deutschland | oft unklar | |
| Setup durch eine Agentur in Deutschland |
Häufige Fragen
Dürfen wir Terminerinnerungen per WhatsApp überhaupt versenden?
Ja, wenn der Patient vorher eingewilligt hat. TerminJet versendet nur an Kontakte mit dokumentiertem Opt-in, hält die Einwilligung fest und ermöglicht jederzeit den Widerruf. Liegt kein WhatsApp-Opt-in vor, läuft die Erinnerung per SMS.
Wie stark senken Erinnerungen das Nichterscheinen?
In der Praxis sind bis zu rund 30 Prozent weniger No-Shows realistisch, weil WhatsApp nahezu vollständig geöffnet wird und Patienten direkt im Chat bestätigen oder absagen. Die genaue Wirkung hängt von Fachrichtung und Patientenstruktur ab, das rechnen wir im Audit durch.
Was passiert mit einem Termin, der trotz Erinnerung abgesagt wird?
Genau hier liegt der Unterschied zu reinen Erinnerungs-Tools. Die Absage setzt den Slot automatisch auf nachbesetzbar, und die Engine bietet ihn der passenden Person auf Ihrer Warteliste per WhatsApp an, bis der Termin wieder voll ist.
Funktioniert das auch für Videosprechstunden und mehrere Behandler?
Ja. Die Videosprechstunde ist eine eigene Terminart mit eigener Erinnerung und eigenem Link. Mehrere Ärztinnen und Ärzte sowie MVZ-Standorte lassen sich abbilden, die Erinnerung verweist jeweils auf den richtigen Behandler.
Brauchen wir dafür eine neue Praxiswebsite?
Nein. Erinnerung, Buchung und Nachbesetzung werden white-label in Ihre bestehende Website eingebunden und laufen unter Ihrer Domain. Planen Sie ohnehin einen Relaunch, übernimmt das die betreuende Agentur mit.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Gering. Wir starten mit dem fertigen Arztpraxis-Template und stellen Erinnerungszeitpunkte, Texte und Nachbesetzungs-Regeln auf Ihren Ablauf ein. Sie bekommen ein einsatzbereites System, keinen leeren Baukasten.
WhatsApp-Erinnerung und Nachbesetzung an Ihrer Praxis durchrechnen
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen die Erinnerung und die automatische Nachbesetzung am Arztpraxis-Template und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele No-Shows und leere Slots sich bei Ihnen realistisch vermeiden lassen.