100-200 Anrufe am Tag? Entlasten Sie Ihren Empfang mit Selfservice-Terminen
Der Großteil der Anrufe in Ihrer Praxis dreht sich um Termine: buchen, verschieben, absagen. TerminJet verlagert genau das auf Ihre eigene Website. Patient:innen buchen und verschieben selbst, Ihre MFA gewinnt den Vormittag zurück.
Ihre MFA verbringt den Vormittag am Hörer, nicht bei den Patient:innen vor Ort.
- 100-200 Anrufe
- pro Tag sind in einer ausgelasteten Hausarztpraxis keine Seltenheit
- ca. 60%
- der Anrufe drehen sich um Termine: buchen, verschieben, absagen
- 24/7
- buchen Patient:innen online, auch abends und am Wochenende
- 0
- zusätzliche Software-Logins für Ihr Team, der Flow läuft auf Ihrer Seite
MFA entlasten heißt: Terminvergabe online, nicht nur ergänzen
Eine reine Buchungsmaske nimmt der Anmeldung kaum etwas ab, wenn das Verschieben und Absagen weiter über das Telefon läuft. TerminJet verlagert beide Richtungen: Patient:innen buchen, verschieben und sagen selbst ab, jeweils innerhalb der Regeln, die Sie vorgeben. Genau diese Routinevorgänge sind es, die den ganzen Vormittag klingeln.
Die Anrufe, die TerminJet aus Ihrem Empfang nimmt
Termin buchen
Akutsprechstunde, Vorsorge, Kontrolle, Impfung, Labor oder Videosprechstunde. Patient:innen wählen Terminart und freien Slot direkt auf Ihrer Seite, statt zur Sprechzeit anzurufen.
Termin verschieben
Das Verschieben ist der häufigste Anruf und der unnötigste. Patient:innen buchen selbst um, innerhalb Ihrer Fristen und Pufferzeiten. Der Empfang muss nicht mehr im Kalender suchen.
Termin absagen
Eine Absage online ist besser als ein No-Show. Sagt jemand ab, wird der Slot sofort frei und kann automatisch aus der Warteliste nachbesetzt werden, ohne dass jemand zum Telefon greift.
Erinnerungen vorab
Automatische Erinnerungen per WhatsApp oder SMS senken das Nichterscheinen, bevor es entsteht. Das spart die Nachtelefonate, die sonst die MFA übernimmt.
Routing nach Besuchsgrund
Die Logik führt Patient:innen zur richtigen Terminart und den passenden freien Zeiten. Weniger Rückfragen, weniger falsch geroutete Termine, weniger Korrekturanrufe.
Mehrere Behandler:innen, ein Flow
Wunschärzt:in oder nächster freier Termin in der Praxis. Im MVZ lassen sich Standorte und Behandler:innen sauber abbilden, ohne dass die Anmeldung koordinieren muss.
Ein Montagmorgen an der Anmeldung
Derselbe Vormittag, zwei Welten. Links der heutige Telefonstress, rechts mit TerminJet auf Ihrer Praxisseite.
- Das Telefon klingelt ab 8 Uhr durchgehend, die Schlange am Tresen wächst.
- Die MFA jongliert Anrufer:innen, Patient:innen vor Ort und das Faxgerät gleichzeitig.
- Verschiebungen und Absagen kosten jeweils ein paar Minuten Kalendersuche.
- Abgesagte Slots bleiben leer, weil niemand Zeit hat, die Warteliste abzutelefonieren.
- Routinetermine wurden längst über Nacht online gebucht, das Telefon ist ruhiger.
- Verschiebungen und Absagen erledigen Patient:innen selbst, die MFA sieht nur das Ergebnis.
- Wer wirklich Beratung braucht, kommt sofort durch, statt in der Warteschleife zu hängen.
- Fällt ein Termin aus, besetzt die Engine ihn automatisch aus der Warteliste nach.
Beim Fachkräftemangel ist die teuerste Minute die, in der eine MFA einen Termin verschiebt, den die Patientin in zehn Sekunden selbst gebucht hätte.
Häufige Fragen
Wie stark entlastet Online-Buchung den Empfang wirklich?
Der Großteil der Praxisanrufe dreht sich um Termine. Wenn buchen, verschieben und absagen online laufen, verschwindet genau dieser Anteil aus der Warteschleife. Wie viel das bei Ihnen ausmacht, rechnen wir im kostenlosen Audit an Ihren echten Zahlen durch, ohne Versprechen ins Blaue.
Ersetzt das unsere Praxissoftware oder ein Portal wie Doctolib?
Nein. TerminJet ist die white-label Buchungs- und Wartelistenschicht auf Ihrer eigenen Website, ohne Portalzwang und ohne Marktplatz. Patient:innen buchen direkt bei Ihnen, nicht in einem Verzeichnis mit der Konkurrenz. Ihre PVS bleibt, wo sie ist.
Was, wenn ältere Patient:innen lieber anrufen?
Das Telefon bleibt. Es geht nicht darum, Anrufe zu verbieten, sondern die routinemäßigen aus der Leitung zu nehmen. Wer wirklich anrufen will oder muss, kommt dann schneller durch, weil die Leitung nicht von Verschiebungen blockiert ist.
Werden abgesagte Termine wieder gefüllt?
Ja. Sagt jemand ab, setzt die TerminJet-Engine den Slot auf frei und bietet ihn der Warteliste per WhatsApp oder SMS an, nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung. So bleibt eine Absage kein leerer Slot und kein Telefonat für die MFA.
Ist das DSGVO-konform und sicher genug für eine Praxis?
Der Flow läuft auf Ihrer eigenen Domain, gehostet in der EU bei Hetzner in Deutschland, mit AES-256-Verschlüsselung sensibler Daten und Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir unterstützen als deutsche Agentur bei der DSGVO-bewussten Einrichtung von Texten, Hinweisen und Einwilligungen.
Wie aufwendig ist die Einrichtung für uns?
Gering. Wir starten mit dem fertigen Arztpraxis-Template und konfigurieren Terminarten, Eingangsfragen und Routing auf Ihren echten Ablauf. Sie bekommen ein einsatzbereites System statt eines leeren Baukastens, betreut von einer Agentur in Deutschland.
Sehen Sie, wie viel Telefonzeit Sie zurückholen
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen den Termin- und Umbuchungs-Flow am Arztpraxis-Template und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele Routineanrufe sich bei Ihnen realistisch auf Selfservice verlagern lassen.