Terminsoftware für Zahnarztpraxen in München: Terminvergabe, Recall und No-Show-Recovery
In einer Privatpraxis kostet jeder leere Behandlungsstuhl bares Geld. TerminJet nimmt nicht nur Online-Termine entgegen, sondern besetzt kurzfristige Absagen automatisch aus Ihrer Warteliste nach und holt fällige Recall-Patient:innen von allein zurück. White-label auf Ihrer eigenen Praxiswebsite, eingerichtet und betreut von einer Agentur in Deutschland.
In München zählt jeder nachbesetzte Termin
München gehört zu den teuersten Praxisstandorten Deutschlands. Hohe Mieten, hoher Privatanteil, hohe Stuhlkosten pro Stunde. Genau hier rechnet sich jede Lücke, die wieder gefüllt wird.
- 5-15%
- der Termine fallen je nach Praxis als Absage oder No-Show aus
- 100-400 EUR
- Wert eines einzelnen privat abgerechneten Slots, der leer bleibt
- 0 Anrufe
- die Ihr Empfang für die Nachbesetzung selbst tätigen muss
- 6-18 Mon.
- übliches Recall-Intervall, das TerminJet automatisch im Blick behält
Terminsoftware, Buchungsportal oder TerminJet
Online buchen kann fast jedes Tool. Der Unterschied zeigt sich bei der kurzfristigen Absage und bei der Frage, wem Ihre Patient:innen am Ende gehören.
| TerminJet | Einfache Terminsoftware | Buchungsportal | |
|---|---|---|---|
| Läuft auf Ihrer eigenen Domain | teils | ||
| Absagen automatisch nachbesetzen | |||
| Recall automatisch anstoßen | teils | teils | |
| Provision pro Buchung | |||
| Konkurrenz wird daneben beworben | |||
| Stuhl- und behandlerabhängige Logik | teils | ||
| Einrichtung und Betreuung inklusive | |||
| Hosting in der EU | unklar | unklar |
Recall, der von allein läuft, statt im Karteikasten zu verstauben
Prophylaxe und PZR leben vom Wiederkommen. In den meisten Münchner Praxen liegt der Recall auf einer Liste, die jemand am Empfang abtelefonieren müsste, aber selten schafft. TerminJet lädt fällige Patient:innen automatisch zum richtigen Intervall ein, schlägt freie Slots vor und macht aus Prophylaxe planbaren Umsatz.
Funktionen, die zur Privatpraxis passen
Stuhl- und behandlerabhängige Logik
Jede Terminart braucht die passende Kombination aus Behandler:in, Behandlungsstuhl und Dauer. TerminJet lässt nur Termine zu, bei denen alles zusammenpasst. Keine Doppelbelegung, keine unbrauchbare 15-Minuten-Lücke.
Schmerztermine richtig geroutet
Akute Fälle folgen anderen Regeln als eine Kontrolle. Reservierte Schmerz-Slots und eigene Routing-Regeln sorgen dafür, dass dringende Patient:innen schnell drankommen, ohne den Tagesplan zu sprengen.
Warteliste mit echter Nachbesetzung
Wer früher drankommen möchte, landet auf der Warteliste. Wird ein hochwertiger Slot frei, geht die Anfrage automatisch an passende Patient:innen mit Einwilligung. Der Stuhl bleibt produktiv.
Selbst verschieben statt anrufen
Patient:innen verschieben oder sagen bis 24 Stunden vorher selbst ab, innerhalb Ihrer Regeln. Das nimmt Druck vom Empfang und gibt frei werdende Slots früh genug zur Nachbesetzung frei.
White-label auf Ihrer Domain
Kein fremdes Portal, keine Provision, kein Marktplatz, auf dem die Praxis in der Maxvorstadt gleich mitbeworben wird. Der komplette Termin-Flow läuft in Ihrem Design auf ihre-praxis.de.
EU-Hosting und Einwilligung
Betrieb auf EU-Servern, sensible Kontaktdaten AES-256 verschlüsselt, Nachrichten nur an Patient:innen mit dokumentierter Einwilligung. DSGVO ist eingebaut, nicht nachgerüstet.
Was bei einer kurzfristigen Absage passiert
Ein PZR-Termin am Freitag um 15 Uhr wird zwei Stunden vorher abgesagt. Der Unterschied zwischen leerem Stuhl und nachbesetztem Slot.
- Die ZFA bemerkt die Lücke erst beim nächsten Blick in den Kalender
- Niemand hat Zeit, die Warteliste abzutelefonieren
- Der Stuhl bleibt am teuersten Standort Münchens leer
- Der Recall für diese Patientin wird wieder nicht angestoßen
- Der frei werdende Slot wird mit Behandler:in und Stuhl sofort als verfügbar erkannt
- Passende Patient:innen mit Einwilligung werden automatisch per WhatsApp oder SMS angefragt
- Die erste Zusage bucht den Termin, der Rest bleibt vorgemerkt
- Statt einer Lücke steht wieder ein bezahlter Slot im Plan
So kommen Sie zur fertigen Lösung
- Schritt 01
Audit statt Verkaufsgespräch
Wir starten mit einer Demo. Sie fragen sie an, ein kurzes Formular sammelt Ihre Eckdaten. Wo verliert Ihre Münchner Praxis Slots, wie viel Zeit frisst das Telefon, welche Terminarten machen Probleme? Sie bekommen eine klare Einschätzung, keinen Pitch.
- Schritt 02
Template auf Ihre Praxis angepasst
Wir nehmen das fertige Zahnarzt-Template und richten Behandler:innen, Stühle, Terminarten, Recall-Intervalle und Regeln auf Ihren echten Ablauf ein. Sie buchen keine leere Software, sondern eine konfigurierte Lösung.
- Schritt 03
In Ihre Website integriert
Der Termin-Flow kommt white-label auf Ihre Praxiswebsite, inklusive eingebettetem Buchungsformular, das die Engine direkt füttert. Wir kümmern uns um Integration und Tracking.
- Schritt 04
Laufend betreut und optimiert
Als Agentur in Deutschland bleiben wir an Bord, messen die Auslastung, justieren Regeln nach und optimieren auf Wunsch Integrationen und Custom-Features. Sie bekommen einen Partner, kein Login allein.
Das eingebettete Buchungsformular, live
Genau dieses Formular läuft white-label auf Ihrer Praxiswebsite und füttert die Engine direkt. Probieren Sie es aus, dann besprechen wir die Konfiguration für Ihre Praxis.
Häufige Fragen
Ist TerminJet ein weiteres Portal wie Doctolib oder Jameda?
Nein. Es gibt keinen Marktplatz und keinen Portalzwang. Der Termin-Flow läuft white-label auf Ihrer eigenen Praxiswebsite. Patient:innen buchen bei Ihnen, nicht in einem Münchner Verzeichnis, in dem auch die Konkurrenz steht, und es fällt keine Provision pro Buchung an.
Wir haben keine Zeit, so ein System einzurichten. Wie läuft das?
Genau dafür gibt es die betreute Variante. Wir richten das Zahnarzt-Template auf Ihren Ablauf ein, integrieren es in Ihre Website und betreuen es laufend. Ihr Aufwand beschränkt sich auf ein Gespräch über Behandler:innen, Stühle und Terminarten.
Wie funktioniert die No-Show-Recovery konkret?
Wird ein Termin abgesagt oder erscheint jemand nicht, gibt TerminJet den Slot mit Behandler:in und Stuhl automatisch frei und fragt passende Patient:innen von der Warteliste per WhatsApp oder SMS an. Die erste Zusage bucht den Termin. Ihr Empfang muss dafür nicht telefonieren.
Läuft der Recall in München automatisch?
Ja. Sie hinterlegen das Intervall für Prophylaxe und Kontrolle, TerminJet lädt fällige Patient:innen automatisch ein und schlägt freie Slots vor. So wird aus der Recall-Liste planbarer Umsatz, ohne dass jemand abtelefoniert.
Berücksichtigt die Software Behandlungsstühle und Behandler:innen?
Ja. Jede Terminart ist an die passende Kombination aus Behandler:in, Stuhl und Dauer gebunden. So entstehen keine Doppelbelegungen und keine unbrauchbaren Lücken im Tagesplan.
Wo liegen die Patientendaten?
Auf EU-Servern. Sensible Kontaktdaten werden AES-256 verschlüsselt gespeichert, Nachrichten gehen nur an Patient:innen mit dokumentierter Einwilligung. Den Auftragsverarbeitungsvertrag besprechen wir vor dem Start.