Der Teil, der wirklich Geld bewegt, läuft automatisch.
Buchen kann jedes Tool. Die TerminJet-Engine kümmert sich um das, was danach passiert: Sie erkennt abgesagte Termine, rankt Ihre Warteliste nach den richtigen Kriterien und schlägt den frei gewordenen Slot der passenden Person vor, bevor jemand zum Telefon greift.
Jeder ungefüllte Slot ist verlorener Umsatz, der nicht wiederkommt.
- 5–15%
- typische Ausfall- und No-Show-Quote bei terminbasierten Betrieben
- < 60Sek.
- von der Absage bis zum versendeten Ersatzangebot
- 24/7
- die Engine arbeitet auch nachts und am Wochenende weiter
- 0
- Anrufe nötig, um einen frei gewordenen Slot nachzubesetzen
Ein abgesagter Termin am Mittwochmorgen
Dasselbe Ereignis, zwei Welten. Links der heutige Aufwand, rechts mit der Engine.
- Die Absage landet im Kalender, der Slot bleibt einfach leer.
- Jemand am Empfang müsste die Warteliste durchgehen und nacheinander anrufen.
- Meistens passiert das nicht rechtzeitig. Der Slot verfällt.
- Wartende Patient:innen erfahren nie, dass kurzfristig etwas frei war.
- Die Absage setzt den Slot automatisch auf „frei" und startet die Recovery.
- Die Engine rankt die Warteliste nach Passung, Wartezeit und Verlässlichkeit.
- Die beste Person bekommt sofort ein Angebot per WhatsApp oder SMS.
- Sagt sie zu, ist der Slot gebucht, ohne einen einzigen Anruf.
Aus „abgesagt" wird sofort „nachbesetzbar"
Sobald ein Termin storniert wird, ob vom Team, online oder per WhatsApp-Antwort der Kund:innen, wechselt der Slot in den Recovery-Zustand. Die abgesagte Person wird zugleich für einen Ersatztermin vorgemerkt, statt einfach verabschiedet zu werden.
Die Warteliste, die mitdenkt, nicht nur eine Liste
Die Engine sortiert nicht nach „wer war zuerst da". Sie bewertet jede:n Wartende:n nach mehreren Faktoren und schlägt die fachlich und terminlich beste Besetzung vor, transparent und nachvollziehbar.
Das Angebot geht raus, wo es gelesen wird
Statt eines Anrufs, den niemand annimmt, bekommt die passende Person eine kurze Nachricht per WhatsApp oder SMS. Antwortet sie mit „Ja", ist der Termin reserviert. Antwortet sie nicht, rückt automatisch die nächste Person nach.
Von der Absage zum geretteten Slot
Vier Schritte, die ohne Ihr Zutun ablaufen, aber unter Ihren Regeln und mit Ihrer Freigabe, wo Sie es wollen.
Logik, die zu echten Betrieben passt
Serientermine & Auto-Roll
Wiederkehrende Sitzungen mit festem Tag und fester Uhrzeit. Bleibt ein Serienplatz zu lange offen, rollt er automatisch in die nächste Woche, ohne dass etwas verloren geht.
Regelbasiertes Verschieben
Fristen, Pufferzeiten, Raum- und Ressourcenlogik. Kund:innen verschieben selbst, aber immer nur innerhalb der Regeln, die Sie gesetzt haben.
Online-Alternative statt Absage
Bei einer Absage fragt die Engine optional nach einem Online-Termin. Passt das, wird gar nicht erst storniert, der Umsatz bleibt.
Mehrere Standorte & Teams
Routing nach Standort, Rolle und Terminart. Round-Robin und Mehr-Behandler-Logik sind Teil des Modells, kein Workaround.
Erinnerungen vorab
Automatische Erinnerungen senken Ausfälle, bevor sie entstehen, mit Antwortmöglichkeit direkt im Chat.
Sie haben die letzte Entscheidung
Die Engine schlägt vor, Sie entscheiden. Nichts wird ohne die Logik versendet, die Sie freigegeben haben. Kein Blackbox-Automatismus.
Die Engine gehört Ihnen und lässt sich umbauen
Die Standard-Logik ist ein Startpunkt, kein Korsett. Welche Signale wie stark zählen, welche Regeln hart gelten und welche Termine an welche Gruppe gehen, passen wir an Ihren Betrieb an. Reicht das nicht, entwickeln wir neue Funktionen direkt in Ihre Instanz. Engine-Fähigkeiten werden nach Ihrem Bedarf erweitert, nicht von der Stange genommen.
Womit die Engine entscheidet und was Sie ergänzen
Abwesenheiten & Urlaub
Tragen Sie Urlaube oder Ausfälle von Behandler:innen, Mitarbeitenden oder Bewerber:innen ein. Die Engine schlägt niemanden vor, der gar nicht verfügbar ist, und plant Serien außen herum.
Verlässlichkeit
Frühere Absagen, No-Shows und Antwortverhalten fließen ins Ranking ein, damit knappe Slots an die verlässlichsten Kontakte gehen.
Verfügbarkeit & Zeitfenster
Wer wann kann, Vormittag oder Nachmittag, Schulkind-Regeln, Online-Eignung: nur wirklich passende Kontakte bekommen ein Angebot.
Dringlichkeit & Wartezeit
Akute Fälle und lange Wartende werden höher gewichtet, fair und nachvollziehbar.
Ihre eigenen Kriterien
Privat- vs. Kassenabrechnung, Indikations-Schwerpunkte, Stammkund:innen: was bei Ihnen zählt, nehmen wir in die Logik auf.
Erweiterbar
Fehlt ein Signal, ergänzen wir es. Die Fähigkeiten der Engine wachsen mit Ihrem Bedarf, statt fix vorgegeben zu sein.
Sehen Sie die Engine arbeiten
Jede Animation zeigt einen echten Mechanismus der Engine, von der Nachbesetzung über das Scoring bis zum Serien-Auto-Roll.
Slot recovery end to end: cancelled appointments wait here with the engine’s best candidates. Every refill starts on your say-so, nothing goes out on its own.
A ranking you can follow: for every open slot the order is set, with score, waiting time and reliability. The offer goes to No. 1, and on to No. 2 automatically if declined.
The full WhatsApp conversation: offer, reply buttons and a personal confirmation link, documented in the thread for the team to follow.
Every completed refill with its outcome: filled or given up, with practitioner, service and time. Your gap history, in black and white.
Every practitioner and location at a glance: series, single appointments and open gaps colour-coded, each cancellation clickable through to its refill.
Holidays and absences are planned in: on days off the planner offers no appointments, and no one is booked into an impossible slot.
Ihr Workflow soll sich nicht an den Kalender anpassen. Der Kalender soll sich an Ihren Workflow anpassen.
Häufige Fragen zur Engine
Versendet die Engine automatisch Nachrichten an meine Kund:innen?
Nur im Rahmen, den Sie freigeben, und nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung. Sie können jeden Schritt manuell halten oder automatisieren. Die Engine schlägt vor, die Hoheit bleibt bei Ihnen.
Nach welchen Kriterien wird die Warteliste sortiert?
Nach Passung (Behandlungsart, Indikation, Schwerpunkt), Verfügbarkeit zum Slot, Wartezeit, Dringlichkeit und Verlässlichkeit. Die Gewichtung wird beim Setup auf Ihre Branche und Ihren Betrieb eingestellt.
Was passiert, wenn niemand auf ein Angebot reagiert?
Das Angebot läuft nach einer einstellbaren Frist ab, und die nächste passende Person rückt automatisch nach. Kein Slot bleibt deshalb liegen.
Funktioniert das auch für wiederkehrende Termine?
Ja. Serienplätze werden gesondert behandelt: Pausierte oder zurückkehrende Personen werden zuerst vorgeschlagen, und ein zu lange offener Serienplatz rollt automatisch in die nächste Woche.
Lassen Sie die Engine an Ihren echten Zahlen rechnen
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen die Recovery an einem Template Ihrer Branche und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele Slots sich bei Ihnen realistisch zurückholen lassen.