Recall + Warteliste: Patienten zurückholen UND die Lücken füllen, die sie lassen
Ein Recall-System für die Zahnarztpraxis holt Prophylaxe- und Kontroll-Patienten ins Buch zurück. Aber jede abgesagte PZR hinterlässt einen leeren Stuhl. TerminJet kombiniert beides: Recall lädt automatisch zum fälligen Intervall ein, und die Warteliste besetzt frei gewordene Slots in Minuten nach, per WhatsApp oder SMS.
Ein Recall ohne Warteliste füllt das Buch nur halb.
Recall bringt Patienten zurück. Doch genau bei Prophylaxe und Kontrolle sind kurzfristige Absagen häufig. Was dann zählt, ist die Zeit bis zur Nachbesetzung.
- 5–15%
- typische Ausfall- und No-Show-Quote bei terminbasierten Praxen
- < 60 Sek.
- von der Absage bis zum versendeten Ersatzangebot an die Warteliste
- 6–12 Mon.
- übliches PZR-Recall-Intervall, das automatisch angestoßen wird
- 0
- Anrufe nötig, um einen frei gewordenen Stuhl wieder zu füllen
Eine PZR sagt morgens um 7:40 ab
Dasselbe Ereignis, zwei Welten. Links der heutige Aufwand am Empfang, rechts mit Recall und Warteliste von TerminJet.
- Die Absage landet im Kalender, der 60-Minuten-Slug am Prophylaxe-Stuhl bleibt leer.
- Eine ZFA müsste zwischen Patienten die Recall-Liste und Warteliste durchtelefonieren.
- Meistens fehlt dafür die Zeit, der Slot verfällt und die Helferin sitzt unproduktiv.
- Fällige Recall-Patienten werden erst Wochen später wieder eingeladen, manche gar nicht.
- Die Absage setzt den Stuhl automatisch auf frei und startet die Nachbesetzung.
- Die Warteliste wird nach Behandlungsart, Behandler:in und Verfügbarkeit gerankt.
- Die passende Person bekommt sofort ein Angebot per WhatsApp oder SMS, antwortet mit Ja.
- Parallel lädt der Recall fällige PZR-Patienten ein, bevor sie überhaupt durchs Raster fallen.
Zwei Mechaniken, ein durchgehender Ablauf
- Schritt 01
Recall lädt zum fälligen Intervall ein
TerminJet erkennt, wann Prophylaxe oder Kontrolle wieder dran ist, und lädt Patienten automatisch zum hinterlegten Intervall ein, mit Direktlink zur Buchung auf Ihrer Praxiswebsite. Keine Karteikarten, keine abtelefonierte Liste.
- Schritt 02
Wer absagt, fällt nicht raus, sondern auf die Warteliste
Sagt jemand ab oder verschiebt, wird die Person für einen Ausweichtermin vorgemerkt. Gleichzeitig wird der frei gewordene Stuhl sofort zur Nachbesetzung freigegeben.
- Schritt 03
Die Warteliste besetzt den Stuhl nach
Die Engine rankt Wartende nach Behandlungsart, passender Behandler:in, Stuhl, Wartezeit und Verlässlichkeit und schickt der besten Person ein Angebot per WhatsApp oder SMS. Reagiert niemand, rückt automatisch die nächste nach.
- Schritt 04
Sie behalten die letzte Entscheidung
Schmerztermine, akute Fälle und Sonderregeln laufen nach Ihrer Logik. Die Engine schlägt vor, das Team sieht jeden Schritt im Verlauf und kann jederzeit eingreifen. Kein Blackbox-Automatismus.
Recall, der von allein läuft, statt im Tagesgeschäft unterzugehen
Prophylaxe lebt vom Wiederkommen. Das Zahnarzt-Template lädt Patienten automatisch zum fälligen PZR- oder Kontroll-Intervall ein und schlägt freie Slots vor, die zu Stuhl und Behandler:in passen. So wird Recall vom guten Vorsatz zu planbarem Umsatz, ohne dass jemand eine Liste abarbeitet.
Zahnarzt Recall und Warteliste kombiniert, damit kein Stuhl leer bleibt
Der eigentliche Verlust entsteht nicht bei der Buchung, sondern bei der kurzfristigen Absage. Die Warteliste füllt genau die Lücken, die Ihre Recall-Patienten lassen, automatisch und in Minuten. Wer schnell drankommen möchte, landet auf der Liste und bekommt den frei werdenden Slot dort angeboten, wo Nachrichten wirklich gelesen werden.
Recall-Tool, Praxissoftware oder beides in einem
Roger, principa, CGM und etermio lösen ihren Teil gut. Der Unterschied liegt darin, ob Recall und automatische Nachbesetzung im selben System zusammenlaufen, white-label auf Ihrer eigenen Domain. Beobachtete Marktsignale, bitte aktuelle Konditionen beim Anbieter prüfen.
| TerminJet | Recall-Tools (z. B. Roger, principa) | PVS-Module (z. B. CGM) | Online-Buchung (z. B. etermio) | |
|---|---|---|---|---|
| Recall automatisiert | teilweise | |||
| Frei gewordene Slots automatisch nachbesetzen | selten | |||
| Warteliste mit Ranking und Angebot per WhatsApp/SMS | teilweise | |||
| White-label auf Ihrer eigenen Domain | teilweise | im PVS | ||
| Kein Portalzwang, keine Provision | ||||
| EU-Hosting, AES-256 Verschlüsselung | anbieterabhängig | anbieterabhängig | anbieterabhängig | |
| Eingerichtet und betreut von einer Agentur in Deutschland |
Funktionen, die zu Stühlen, Behandler:innen und Terminarten passen
Stuhl- und behandlerabhängige Logik
Jede Terminart braucht die richtige Kombination aus Behandler:in, Behandlungsstuhl und Dauer. TerminJet lässt nur Termine zu, bei denen alles zusammenpasst, ohne Doppelbelegung und ohne 15-Minuten-Lücke, die niemand füllt.
PZR und Kontrolle sauber getrennt
Prophylaxe beim Behandler oder bei der ZMP, Kontrolle beim Zahnarzt. Recall und Warteliste kennen den Unterschied und schlagen nur Slots vor, die fachlich und zeitlich passen.
Schmerztermine richtig geroutet
Akute Fälle brauchen andere Regeln als eine PZR. Reservierte Schmerz-Slots und eigene Routing-Regeln sorgen dafür, dass dringende Patienten schnell einen Platz finden, ohne den Tagesplan zu sprengen.
Erinnerungen, die No-Shows senken
Automatische Erinnerungen per E-Mail und WhatsApp reduzieren das Nichterscheinen. Sagt jemand doch ab, wird die Lücke sofort zur Nachbesetzung freigegeben.
Komplett in Ihrer Sprache
Terminarten, Hinweistexte, Bestätigungen, jeder Begriff ist anpassbar. Die Praxis spricht mit Patienten so, wie sie es immer tut, nicht in Software-Standardtexten.
Mehrere Behandler und Standorte
Routing nach Standort, Rolle und Terminart. Round-Robin und Mehr-Behandler-Logik sind Teil des Modells, kein Workaround für wachsende Praxen.
Häufige Fragen zu Recall und Warteliste
Was bringt die Warteliste zusätzlich zu einem reinen Recall-System?
Recall holt fällige Patienten zurück, kann aber eine kurzfristige Absage nicht auffangen. Die Warteliste besetzt genau diese frei gewordenen Stühle automatisch nach, per WhatsApp oder SMS, in Minuten statt nach mühsamem Abtelefonieren. Erst beides zusammen füllt das Buch wirklich.
Ist das ein weiteres Portal wie Doctolib oder Jameda?
Nein. Es gibt keinen Marktplatz und keinen Portalzwang. Recall, Buchung und Warteliste laufen white-label auf Ihrer eigenen Praxiswebsite. Patienten buchen bei Ihnen, nicht in einem Verzeichnis, in dem auch die Praxis nebenan steht.
Lässt sich TerminJet neben unserer Praxissoftware betreiben?
Ja. TerminJet übernimmt Recall, Online-Buchung, Verschieben und die automatische Nachbesetzung über Ihre Website. Wie eng wir an Ihr bestehendes PVS andocken, klären wir im Audit anhand Ihrer Schnittstellen. Mehr dazu finden Sie unter Integrationen.
Werden Patienten automatisch angeschrieben?
Nur im Rahmen, den Sie freigeben, und nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung nach DSGVO. Die Engine schlägt vor, Ihr Team sieht jeden Schritt und kann eingreifen. Sie behalten die letzte Entscheidung.
Wo liegen die Patientendaten?
Auf EU-Servern bei Hetzner in Deutschland, mit AES-256-Verschlüsselung sensibler Daten und dokumentierter Einwilligung. Es ist Ihre eigene Instanz, kein geteiltes SaaS. Details stehen auf der Seite Sicherheit.
Müssen wir die Einrichtung selbst machen?
Nein. Wir richten das Zahnarzt-Template auf Ihren Ablauf ein, mit Behandler:innen, Stühlen, Terminarten, Recall-Intervallen und Wartelisten-Regeln, integrieren es in Ihre Website und betreuen es laufend. Sie bekommen ein fertiges System, kein leeres Werkzeug.
Lassen Sie Recall und Warteliste an Ihren echten Zahlen rechnen
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen Recall und Nachbesetzung am Zahnarzt-Template und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele PZR- und Kontroll-Slots sich bei Ihnen realistisch zurückholen lassen. Dieses Formular speist direkt die Engine.