Das Telefon klingelt 1.000-mal im Monat. 24/7-Selfservice macht Schluss damit.
Rund 60 Prozent dieser Anrufe sind nur Termine: verschieben, absagen, neu buchen. Wenn Patient:innen und Kund:innen das selbst erledigen, hört der Empfang auf, das Telefon zu bedienen, und Ihr knappes Personal arbeitet wieder am Menschen vor sich, nicht am Hörer.
Jeder Anruf, der nicht hätte sein müssen, kostet Sie Personalzeit, die Sie nicht haben.
Fachkräftemangel heißt nicht nur „keine neuen Leute finden“. Es heißt auch, dass die Leute, die da sind, die halbe Schicht am Telefon verbringen, statt am Tresen oder am Patienten zu arbeiten.
- ~60%
- der eingehenden Anrufe drehen sich nur um Termine: verschieben, absagen, neu buchen
- 5-15%
- typische Ausfall- und No-Show-Quote, oft weil eine Absage telefonisch nicht durchkam
- 24/7
- buchen und verschieben Ihre Kund:innen selbst, auch abends und am Wochenende
- 0
- zusätzliche Empfangskraft nötig, um die Termin-Anrufe abzufangen
Die meisten Anrufe brauchen keinen Menschen, sie brauchen ein Formular
Ein Anruf, um einen Kontrolltermin eine Woche zu verschieben, bindet eine Empfangskraft für drei bis fünf Minuten, plus Rückrufe, plus Notizen. TerminJet verlegt genau diese Vorgänge ins Selfservice-Formular auf Ihrer eigenen Website. Verschieben und Absagen laufen innerhalb der Regeln, die Sie vorgeben, und landen direkt im Kalender, ohne dass jemand abhebt.
Was die Anruflast tatsächlich senkt
Selbst verschieben statt anrufen
Jeder Termin trägt einen Link. Verschieben oder absagen erledigen Kund:innen vom Handy aus, innerhalb Ihrer Fristen. Der häufigste Anruf am Tag verschwindet, ohne dass jemand etwas verlernt.
Absagen, die sich selbst nachbesetzen
Sagt jemand online ab, geht der frei gewordene Slot automatisch per WhatsApp oder SMS an Ihre Warteliste. Niemand muss eine Liste abtelefonieren, und der Slot bleibt produktiv.
Erinnerungen, die Rückfragen ersparen
Automatische Erinnerungen per E-Mail und WhatsApp senken No-Shows und die typischen Kontrollanrufe „wann war mein Termin nochmal“. Antworten ist direkt im Chat möglich.
Ihre Regeln, kein Chaos
Fristen, erlaubte Terminarten, Pufferzeiten und reservierte Notfall-Slots stellen Sie ein. Selfservice heißt nicht Kontrollverlust, sondern weniger Routine am Tresen.
Auf Ihrer eigenen Domain
Kein fremdes Portal, keine Provision, kein Marktplatz mit der Konkurrenz daneben. Der gesamte Termin-Flow läuft white-label auf Ihrer Website, in Ihrem Design und mit Ihrer Sprache.
Günstiger als ein KI-Telefonassistent
Ein KI-Anrufbeantworter nimmt den Anruf nur entgegen, der Anruf passiert weiter. Selfservice lässt ihn gar nicht erst entstehen, ohne Minutenpreise und ohne dass Ihre Kund:innen mit einem Bot sprechen müssen.
08:30 Uhr, das Telefon steht nicht still
Dieselbe Stunde am Empfang, einmal ohne und einmal mit Selfservice. Der Unterschied ist keine Magie, es ist nur, wer den Termin eintippt.
- Drei Anrufe parallel: einer will verschieben, einer absagen, einer einen neuen Termin.
- Die Empfangskraft hängt am Hörer, während im Wartezimmer jemand wartet.
- Eine Absage kommt nicht durch, der Slot bleibt leer und der Umsatz weg.
- Notizen werden abgetippt, hin und wieder landet ein Termin im falschen Slot.
- Verschieben, Absagen und Buchen laufen über das Selfservice-Formular, ohne Anruf.
- Die Empfangskraft kümmert sich um die Person vor Ort statt um drei Hörer.
- Die Online-Absage gibt den Slot sofort frei, die Warteliste bekommt ihn per WhatsApp angeboten.
- Jede Änderung steht korrekt im Kalender, weil die Kund:innen sie selbst eingeben.
Sie brauchen nicht mehr Hände am Telefon. Sie brauchen weniger Anrufe, die überhaupt durchkommen müssen.
Selfservice gegen mehr Personal gegen KI-Telefonassistent
Alle drei Wege wollen das gleiche Problem lösen. Nur einer entfernt den Anruf, statt ihn nur anders entgegenzunehmen.
| TerminJet Selfservice | Mehr Empfangspersonal | KI-Telefonassistent | |
|---|---|---|---|
| Anruf entsteht erst gar nicht | |||
| Erreichbar rund um die Uhr | |||
| Laufende Kosten | Fixe Lizenz | Volle Personalkosten | Lizenz plus Minuten |
| Abhängig vom Fachkräftemarkt | |||
| Freie Slots automatisch nachbesetzt | |||
| Kund:in spricht mit einem Menschen, wenn nötig | Eingeschränkt | ||
| Läuft white-label auf Ihrer Domain | n/a |
Häufige Fragen
Verlieren wir den persönlichen Kontakt, wenn alles selbst läuft?
Nein. Selfservice nimmt nur die Routine ab, also verschieben, absagen, neu buchen. Genau dadurch hat Ihr Team wieder Zeit für die Anrufe und Gespräche, bei denen ein Mensch wirklich gebraucht wird.
Wie viel Anrufvolumen verschwindet realistisch?
Da etwa 60 Prozent der Anrufe reine Terminvorgänge sind, fällt der Großteil davon weg, sobald Kund:innen sie selbst erledigen. Wie viel es bei Ihnen genau ist, rechnen wir in der Demo an Ihren Zahlen durch.
Ist das nicht dasselbe wie ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Assistent nimmt den Anruf entgegen, der Anruf passiert also trotzdem und kostet meist pro Minute. Selfservice lässt ihn gar nicht erst entstehen, läuft als feste Lizenz und Ihre Kund:innen müssen nicht mit einem Bot reden.
Was passiert, wenn jemand online absagt?
Der frei gewordene Slot wird automatisch Ihrer Warteliste per WhatsApp oder SMS angeboten und nachbesetzt. Der Empfang muss niemanden anrufen, um die Lücke zu füllen.
Brauchen wir dafür ein Portal wie Doctolib oder Treatwell?
Nein. Der gesamte Termin-Flow läuft white-label auf Ihrer eigenen Domain, ohne Marktplatz und ohne Provision. Ihre Kund:innen buchen bei Ihnen, nicht in einem Verzeichnis mit der Konkurrenz daneben.
Müssen wir die Einrichtung selbst stemmen?
Nein. Wir richten das passende Template auf Ihre Terminarten, Fristen und Abläufe ein, integrieren es in Ihre Website und betreuen es laufend. Sie bekommen ein fertiges System, kein leeres Werkzeug.
Sehen Sie, wie viele Anrufe Selfservice bei Ihnen abfängt
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen das Selfservice-Formular an einem Template Ihrer Branche und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viel Telefonzeit und wie viele verlorene Slots Sie realistisch zurückgewinnen.