Abgesagte Termine automatisch nachbesetzen, statt leerem Kalender
Eine Absage muss kein verlorener Umsatz sein. TerminJet bietet den frei gewordenen Termin sofort einer Warteliste an, die zugestimmt hat, per WhatsApp oder SMS, und bucht den ersten Zusagenden automatisch ein. So werden freie Termine automatisch nachbesetzt, ohne dass jemand zum Hörer greift.
Jeder nicht nachbesetzte Termin ist verlorener Umsatz
Erinnerungen verhindern einen Teil der No-Shows. Den Rest fängt erst eine automatische Nachbesetzung auf. Die Spannen unten sind Erfahrungswerte aus Terminbetrieben, keine Garantie, sondern Größenordnungen zum Rechnen.
- 5-15%
- der Termine fallen je nach Branche kurzfristig aus oder werden zum No-Show
- 30-90 Sek.
- vergehen typisch, bis TerminJet den frei gewordenen Slot der Warteliste anbietet
- 0
- Anrufe nötig, um eine Lücke zu füllen, die Nachbesetzung läuft automatisch
- 100%
- der Nachbesetzung geschieht auf Ihrer eigenen Domain, ohne Portal dazwischen
Von der Absage zur neuen Buchung, in vier Schritten
- Schritt 01
Termin wird frei
Eine Patientin sagt ab, ein Kunde erscheint nicht oder Sie stornieren selbst. TerminJet erkennt den frei gewordenen Slot sofort, ohne dass jemand etwas eintragen muss.
- Schritt 02
Engine prüft die Warteliste
Die Engine filtert Ihre Warteliste nach passender Terminart, Behandler und Zeitfenster und sortiert nach den Regeln, die Sie vorgeben, etwa Dringlichkeit oder Wartezeit.
- Schritt 03
Angebot per WhatsApp oder SMS
Die passenden Personen bekommen den konkreten Termin angeboten, mit Ein-Klick-Zusage. Der Slot wird kurz für sie reserviert, damit nicht zwei Leute denselben Termin annehmen.
- Schritt 04
Automatisch neu gebucht
Die erste Zusage wird verbindlich eingetragen, alle anderen Angebote verfallen, der Kalender ist wieder voll. Sie sehen das Ergebnis, ohne einen Finger gerührt zu haben.
Erinnerungen verhindern, Slot-Recovery besetzt nach
Terminerinnerungen senken die No-Show-Quote, aber sie tun nichts gegen die Termine, die trotzdem ausfallen. Genau dort setzt die Slot-Recovery an. Statt eine Lücke einfach leer zu lassen, verwandelt die Engine die Absage zurück in einen gebuchten, bezahlten Termin.
Eine Engine, die den Kalender selbst wieder füllt
Einwilligungsbasierte Warteliste
Interessenten tragen sich über Ihr eingebettetes Formular ein und stimmen der Benachrichtigung zu. Die Warteliste ist die Grundlage jeder Nachbesetzung, sauber dokumentiert.
Automatische Re-Buchung
Frei gewordene Termine werden ohne manuellen Eingriff angeboten und vergeben. Die erste verbindliche Zusage gewinnt, der Rest verfällt automatisch.
WhatsApp und SMS
Angeschrieben wird auf dem Kanal, der tatsächlich gelesen wird. Mit Ein-Klick-Zusage direkt aus der Nachricht heraus.
Slot-Reservierung
Der angebotene Termin wird kurz blockiert, solange das Angebot offen ist. So kann derselbe Slot nicht mehrfach vergeben werden.
Regeln pro Terminart
Sie legen fest, welche Wartelisten-Kontakte für welche Termine in Frage kommen und in welcher Reihenfolge sie gefragt werden.
Volle Nachvollziehbarkeit
Jede Anfrage, Zusage und Buchung ist protokolliert. Sie sehen, welcher Slot wie nachbesetzt wurde und was die Engine eingespielt hat.
Warum eine Wartelisten-Mail nicht dasselbe ist wie Slot-Recovery
Viele Buchungssysteme und Portale können einen frei gewordenen Termin per Mail an mehrere Wartelisten-Kontakte melden. Das ist hilfreich, aber kein automatisches Nachbesetzen. Der Unterschied liegt in Reservierung, Re-Buchung und wem die Daten und die Domain gehören.
| TerminJet | Typisches Portal | Reines Buchungstool | |
|---|---|---|---|
| Frei gewordenen Termin aktiv anbieten | |||
| Slot für Zusagenden reservieren | |||
| Automatisch verbindlich neu buchen | |||
| WhatsApp und SMS, nicht nur E-Mail | Teils | ||
| Regeln pro Terminart und Behandler | Teils | ||
| Läuft auf Ihrer eigenen Domain | Teils | ||
| Keine Provision pro Buchung | Oft Provision | ||
| EU-Hosting, Auftragsverarbeitung | Unterschiedlich | Unterschiedlich |
Eine Absage ist kein verlorener Umsatz mehr, sondern ein Termin, der in der nächsten Minute wieder vergeben ist. Den Anruf macht niemand mehr von uns.
Nachbesetzen heißt nicht, Leute ungefragt anzuschreiben
Kontaktiert wird nur, wer der Benachrichtigung aktiv zugestimmt hat. Die Einwilligung wird erfasst und ist jederzeit belegbar.
Ihre Instanz und alle Daten liegen in Deutschland, nicht auf US-Servern und nicht in einem geteilten Portal.
Personenbezogene und gesundheitsbezogene Daten werden verschlüsselt gespeichert, passend für den Einsatz in Praxen und Kanzleien.
TerminJet läuft white-label auf Ihrer Domain als Ihre Instanz. Keine geteilte SaaS, kein Marktplatz, der Ihre Patientenkontakte mitnutzt.
Häufige Fragen zur automatischen Nachbesetzung
Wie schnell wird ein frei gewordener Termin nachbesetzt?
Sobald ein Termin frei wird, erkennt die Engine das und bietet den Slot innerhalb von Sekunden den passenden Wartelisten-Kontakten an. Wie schnell er tatsächlich neu gebucht ist, hängt davon ab, wie schnell jemand zusagt, oft innerhalb weniger Minuten.
Worin unterscheidet sich das von der Wartelisten-Mail bei Doctolib?
Ein Portal wie Doctolib kann einen freien Termin per Mail an mehrere Wartelisten-Kontakte melden. Es reserviert den Slot aber nicht für den Zusagenden und bucht ihn nicht automatisch verbindlich um. TerminJet hält den Termin kurz, vergibt ihn an die erste Zusage und trägt ihn fest ein, alles auf Ihrer eigenen Domain statt im Portal.
Über welche Kanäle wird angeboten?
Standardmäßig über WhatsApp und SMS, weil diese Nachrichten zuverlässig und schnell gelesen werden. Die Zusage erfolgt mit einem Klick direkt aus der Nachricht.
Werden Leute ungefragt angeschrieben?
Nein. Angeschrieben wird ausschließlich, wer der Kontaktaufnahme über das Wartelisten-Formular aktiv zugestimmt hat. Die Einwilligung wird dokumentiert und ist jederzeit nachweisbar.
Funktioniert die Slot-Recovery in meiner Branche?
Ja. Die Engine ist template-basiert und wird pro Branche eingerichtet, von Physio, Logopädie und Zahnarzt über Friseur und Kosmetik bis KFZ-Werkstatt und Kanzlei. Die Regeln, welche Termine wem angeboten werden, passen wir an Ihre Terminarten an.
Muss mein Team etwas tun, wenn ein Termin frei wird?
Nein. Die Nachbesetzung läuft automatisch ab, von der Erkennung über das Angebot bis zur verbindlichen Buchung. Ihr Team sieht im Anschluss, welcher Slot wie neu vergeben wurde.
Sehen Sie, wie sich Interessenten in die Warteliste eintragen
Genau dieses Formular speist die Engine. Wer sich hier mit Einwilligung einträgt, kommt für die automatische Nachbesetzung in Frage. Tragen Sie Testdaten ein und sehen Sie, wie der Eintrag entsteht.