Die lange Psychotherapie-Warteliste, die sich selbst nachbesetzt
Eine digitale Warteliste fuer Ihre Psychotherapie-Praxis, die mehr kann als Namen sammeln: Sagt jemand ab oder erscheint nicht zum Erstgespraech, bietet die Engine den Slot automatisch der naechsten passenden Person aus Ihrer Warteliste an. Auf Ihrer eigenen Domain, nicht in einem Portal.
Lange Wartezeit, leere Slots: beides zugleich
Psychotherapie hat mit die laengsten Wartezeiten aufs Erstgespraech. Trotzdem bleiben kurzfristig frei werdende Slots oft ungenutzt, weil das Nachbesetzen Handarbeit ist. Die Zahlen unten sind ehrlich als Spannen angegeben.
- 3-9 Mon.
- typische Wartezeit aufs Erstgespraech, je nach Region und Verfahren
- 5-15%
- der Termine fallen kurzfristig durch Absage oder Nichterscheinen aus
- < 60 Sek.
- bis die Engine einen frei gewordenen Slot der Warteliste anbietet
- 0
- Provision pro Termin, weil es Ihre eigene Instanz ist und kein Portal
Vom Wartelisten-Eintrag bis zum besetzten Slot
- Schritt 01
Interessierte tragen sich selbst ein
Statt Telefonzeiten und Rueckrufzettel fuellen Menschen ein kurzes Intake-Formular auf Ihrer Website aus: Anliegen, Verfahrenswunsch, Erreichbarkeit, gewuenschte Zeiten. Mit dokumentierter Einwilligung, kontaktiert zu werden.
- Schritt 02
Ein Slot wird frei
Eine Patientin sagt das Erstgespraech ab oder erscheint nicht. Der Slot wird in Ihrem Kalender sofort als frei erkannt, ohne dass jemand im Praxisalltag daran denken muss.
- Schritt 03
Die Engine fragt die Warteliste an
Die naechste passende Person auf der Warteliste bekommt den freien Termin automatisch per WhatsApp oder SMS angeboten, mit klarer Frist zur Zusage. Sagt sie ab, geht die Anfrage an die uebernaechste.
- Schritt 04
Der Termin steht, die Liste rueckt nach
Bei Zusage ist der Slot gebucht und bestaetigt, die Warteliste aktualisiert sich. Sie sehen nur das Ergebnis: ein wieder besetzter Termin, ohne Telefonkette.
Ihre eigene digitale Warteliste, nicht der Eintrag in einem Verzeichnis
Viele Praxen bauen sich heute eine eigene Warteliste-Seite, weil sie nicht in einem fremden Portal untergehen wollen. TerminJet macht genau diese Seite zur arbeitenden Engine. Sie laeuft unter Ihrer Praxis-Adresse, in Ihrem Erscheinungsbild, und gehoert Ihnen, nicht einer Plattform zwischen Ihnen und Ihren Patientinnen.
Gebaut fuer das, was generische Tools liegen lassen
Erstgespraech, Probatorik, Folgetermin
Die Warteliste unterscheidet nach Terminart. Ein frei gewordenes Erstgespraech wird denen angeboten, die genau darauf warten, nicht der gesamten Liste.
Passung statt Reihenfolge
Verfahren, Anliegen, Erreichbarkeit und gewuenschte Zeiten fliessen in die Auswahl ein. Der Slot geht an jemanden, fuer den er wirklich passt, nicht stur an Nummer eins.
Dokumentierte Einwilligung
Jeder Wartelisten-Eintrag enthaelt die nachvollziehbar erfasste Einwilligung, per WhatsApp oder SMS kontaktiert zu werden. So bleibt die Kontaktaufnahme sauber dokumentiert.
WhatsApp und SMS statt Telefonkette
Anfragen gehen ueber den Kanal raus, auf den Menschen schnell reagieren. Mit Frist zur Zusage und automatischem Weiterruecken, wenn niemand antwortet.
Eingebettetes Intake-Formular
Das Formular liegt als iframe direkt auf Ihrer Seite und speist die Engine. Keine Sammlung von Zetteln, keine Doppelerfassung von Hand.
PHI verschluesselt, EU-gehostet
Gesundheitsbezogene Daten werden AES-256 verschluesselt gespeichert, gehostet bei Hetzner in Deutschland. DSGVO-bewusst aufgebaut.
Was passiert, wenn ein Erstgespraech kurzfristig absagt
Derselbe Vorgang, einmal von Hand und einmal mit TerminJet. Eine Patientin sagt am Mittwochabend ihr Erstgespraech fuer Donnerstag 9 Uhr ab.
- Die Absage landet auf dem Anrufbeantworter oder per Mail, gesehen wird sie morgens
- Jemand muss sich erinnern, die Warteliste durchzugehen
- Telefonate gegen die Telefonzeiten der Wartenden, die meisten gehen nicht ran
- Bis mittags ist niemand erreicht, der Slot bleibt leer
- Wartezeit fuer alle bleibt lang, obwohl ein Platz frei war
- Der Slot wird sofort als frei erkannt, auch abends
- Die Engine waehlt die naechste passende Person mit Wunsch Erstgespraech
- Angebot per WhatsApp mit Zusage-Frist, bei Absage rueckt die Liste nach
- Bis zum Morgen ist der Donnerstag-Slot in der Regel wieder besetzt
- Die Praxis sieht nur das Ergebnis: Termin bestaetigt
Das Problem war nie zu wenig Nachfrage. Es war, dass ein frei gewordener Slot nicht schnell genug bei der naechsten wartenden Person ankam.
Haeufige Fragen zur digitalen Warteliste
Ersetzt das die Pflicht, eine Warteliste zu fuehren oder zu vermitteln?
Nein. TerminJet ist ein Werkzeug, das Ihre bestehende Warteliste digital abbildet und das Nachbesetzen freier Slots automatisiert. Fachliche und rechtliche Entscheidungen ueber Aufnahme und Vermittlung treffen weiterhin Sie.
Ist das DSGVO-konform bei Gesundheitsdaten?
Die Plattform ist DSGVO-bewusst aufgebaut: gesundheitsbezogene Daten werden AES-256 verschluesselt, das Hosting liegt bei Hetzner in Deutschland, und Kontaktaufnahmen erfolgen nur mit dokumentierter Einwilligung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
Sehen Patientinnen ein fremdes Portal oder meine Praxis?
Ihre Praxis. Die Warteliste und das Intake-Formular laufen white-label auf Ihrer eigenen Domain und in Ihrem Erscheinungsbild. Es gibt keinen Plattform-Anbieter zwischen Ihnen und den Interessierten und keine Provision pro Termin.
Wie werden Wartende kontaktiert?
Ueber WhatsApp oder SMS, weil darauf schnell reagiert wird. Ein freier Slot wird mit einer klaren Zusage-Frist angeboten. Antwortet jemand nicht, geht die Anfrage automatisch an die naechste passende Person.
Geht jeder freie Slot an die ganze Liste?
Nein. Die Engine beruecksichtigt Terminart, Verfahrenswunsch, Erreichbarkeit und gewuenschte Zeiten. Ein frei gewordenes Erstgespraech wird gezielt denen angeboten, fuer die es passt, nicht ungefiltert allen.
Was muss ich selbst einrichten?
So wenig wie moeglich. Setup und Anbindung an Ihre Praxis-Website uebernehmen wir gemeinsam mit Ihnen. Je nach Plan kuemmern wir uns auch um Branding und die Feinjustierung der Engine.
Das Intake-Formular, das Ihre Warteliste speist
So sieht der Eintrag in die digitale Warteliste aus, eingebettet auf Ihrer Praxis-Seite. Genau dieses Formular fuettert die Engine, die freie Erstgespraech-Slots automatisch nachbesetzt.