Candidate-Ghosting reduzieren: Vorstellungsgespräch-Erinnerung per WhatsApp/SMS und sofortige Nachbesetzung dropped Interviews
Sie koordinieren Interviews in Serie und verlieren Kandidaten zwischen Zusage und Termin. TerminJet bestätigt jeden Termin per WhatsApp oder SMS mit dokumentierter Einwilligung, erinnert automatisch und besetzt abgesagte Interview-Slots sofort aus Ihrem Kandidaten-Pool nach.
No-Shows kosten Sie Plätze, Kunden und Zeit
Jedes geplatzte Interview bedeutet einen leeren Slot im Kalender Ihrer Berater und einen offenen Auftrag beim Kunden. Realistische Spannen aus der Praxis, keine Wunschzahlen.
- 20-40%
- der Kandidaten erscheinen ohne Erinnerung nicht oder sagen kurzfristig ab
- 60-90 Sek.
- bis ein abgesagter Slot automatisch neu angeboten wird
- 2-5 Std.
- Telefon- und Mail-Aufwand pro Berater und Woche, der wegfällt
- 24/7
- Bestätigung und Nachbesetzung, auch außerhalb der Bürozeiten
Von der Zusage bis zum bestätigten Termin, automatisch
- Schritt 01
Termin gebucht, Einwilligung dokumentiert
Der Kandidat bucht oder erhält einen Interview-Slot. Beim Buchen wird die Einwilligung für WhatsApp- und SMS-Kontakt eingeholt und revisionssicher protokolliert. Ohne Einwilligung kein Versand.
- Schritt 02
Bestätigung und Erinnerung per WhatsApp/SMS
Sofort geht eine Bestätigung raus, dann eine Erinnerung 24 Stunden und eine 2 Stunden vorher. Der Kandidat bestätigt, verschiebt oder sagt mit einem Tippen ab, ganz ohne Anruf bei Ihrem Team.
- Schritt 03
Absage erkannt, Slot freigegeben
Sagt ein Kandidat ab oder reagiert nicht auf die letzte Erinnerung, markiert die Engine den Slot als gefährdet oder frei. Ihr Berater sieht das in Echtzeit, nicht erst zum Termin.
- Schritt 04
Slot sofort nachbesetzt
Der frei gewordene Interview-Slot wird automatisch dem passenden Kandidaten aus Ihrer einwilligenden Warteliste angeboten. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Der Kalender füllt sich von selbst.
Abgesagte Interviews werden zu neuen Terminen, nicht zu Leerlauf
Der Unterschied zu reiner Buchungssoftware: TerminJet nimmt nicht nur Termine an, die Engine füllt geplatzte Slots aktiv wieder. Sagt ein Kandidat das Erstgespräch ab, bietet das System den freien Termin automatisch dem nächsten passenden Profil aus Ihrem Pool an, per WhatsApp oder SMS, mit klarer Frist.
Was die Koordination spürbar entlastet
WhatsApp und SMS in einem Strang
Erreichen Sie Kandidaten auf dem Kanal, den sie wirklich lesen. WhatsApp zuerst, SMS als Fallback, alles aus einem System und mit dokumentierter Einwilligung.
Mehrstufige Interview-Pipelines
Erstgespräch, Fachinterview, Kundentermin: für jede Stufe eigene Erinnerungen, Fristen und Nachbesetzungsregeln. Vorlagen je Position und Mandat.
Auf Ihrer eigenen Domain
Buchung und Erinnerungen laufen unter Ihrer Marke, white-label. Kein fremdes Portal, keine geteilte Plattform, keine Sichtbarkeit Ihrer Kandidaten für Wettbewerber.
Keine Provision pro Vermittlung
Fester Plan statt Erfolgsgebühr je Termin oder Platzierung. Die Software kostet gleich viel, egal wie viele Interviews Sie koordinieren.
Dokumentierte Einwilligung
Jede Kontaktaufnahme per WhatsApp und SMS basiert auf einer protokollierten Zustimmung. Das schützt Sie und Ihre Kunden, gerade bei sensiblen Bewerberdaten.
EU-Hosting, verschlüsselt
Betrieb bei Hetzner in Deutschland, Bewerberdaten AES-256-verschlüsselt. DSGVO-bewusst aufgesetzt, mit Auftragsverarbeitung.
Drei Erstgespräche, ein Absprung
Eine Personalberaterin hat für eine offene IT-Stelle drei Erstgespräche terminiert. Ein Kandidat springt am Morgen ab. So sieht der Tag mit und ohne TerminJet aus.
- Der Kandidat sagt morgens per Mail ab, die Beraterin sieht es erst zwei Stunden später
- Der Interview-Slot bleibt leer, der Berater wartet umsonst
- Nachbesetzen heißt: Pool durchsehen, einzeln anrufen, auf Rückruf hoffen
- Der Kunde fragt nach, warum die Pipeline stockt
- Am Ende der Woche: zwei verlorene Slots, gestresstes Team
- Die Absage kommt per WhatsApp-Antwort, der Slot wird sofort als frei markiert
- Die Engine bietet den Termin automatisch dem nächsten passenden Kandidaten an
- Innerhalb von Minuten sagt ein Kandidat zu, der Slot ist wieder belegt
- Die Beraterin sieht alles im Kalender, ohne einen Anruf
- Am Ende der Woche: Kalender voll, Aufwand minimal, Kunde zufrieden
Häufige Fragen zur Interview-Koordination
Ist der WhatsApp- und SMS-Versand an Kandidaten DSGVO-konform?
Ja, sofern eine Einwilligung vorliegt. TerminJet holt diese beim Buchen ein und protokolliert sie revisionssicher. Ohne dokumentierte Zustimmung wird keine Nachricht versendet. Der Betrieb läuft EU-seitig bei Hetzner, Bewerberdaten sind AES-256-verschlüsselt.
Wie genau reduziert das Candidate-Ghosting?
Zwei Hebel: erstens klare, freundliche Erinnerungen auf dem Kanal, den Kandidaten wirklich lesen, mit der Möglichkeit, mit einem Tippen zu bestätigen oder zu verschieben. Zweitens werden geplatzte Slots sofort nachbesetzt, statt leer zu bleiben. So sinkt der Schaden, selbst wenn jemand doch nicht erscheint.
Läuft das unter unserer Marke oder über ein Portal?
Unter Ihrer eigenen Domain und Marke, white-label. TerminJet ist kein Bewerberportal wie andere Plattformen, sondern Ihre eigene Instanz. Ihre Kandidaten und Mandate sind für niemanden außer Ihnen sichtbar.
Fällt eine Provision pro Interview oder Vermittlung an?
Nein. TerminJet wird im festen Plan abgerechnet, nicht pro Termin oder Platzierung. Die Kosten ändern sich nicht, egal wie viele Interviews Sie über das System koordinieren.
Wer richtet das System ein?
Wir. Als Agentur setzen wir Buchungsstrecke, Erinnerungslogik, Vorlagen je Position und die Nachbesetzungsregeln für Sie auf, abgestimmt auf Ihre Pipeline. Im Plan Scale übernehmen wir die laufende Betreuung komplett.
Können wir verschiedene Interview-Stufen unterschiedlich behandeln?
Ja. Erstgespräch, Fachinterview und Kundentermin lassen sich mit eigenen Erinnerungszeiten, Fristen und Nachbesetzungsregeln versehen. Vorlagen je Mandat und Position sind möglich.
So fühlt sich die Buchung für Ihre Kandidaten an
Das ist dieselbe Intake-Strecke, die später Erinnerungen und Nachbesetzung auslöst. Testen Sie den Ablauf, wie ihn ein Kandidat erlebt.