Online-Terminvereinbarung für Nachhilfe: wöchentliche Slots plus Nachbesetzung ausgefallener Stunden
Für Nachhilfeinstitute, die Selbstbuchung wollen, ohne die Kontrolle abzugeben. Eltern und Schüler:innen buchen feste wöchentliche Termine selbst, verschieben in Ihren Regeln und werden erinnert. Fällt eine Stunde kurzfristig aus, bietet die Engine den freien Slot automatisch der Warteliste an, statt ihn leer zu lassen.
Jede ausgefallene Nachhilfestunde, die leer bleibt, ist Umsatz, der nicht wiederkommt.
- 5–15%
- der gebuchten Stunden fallen je nach Institut durch Absagen und No-Shows aus
- < 60 Sek.
- von der Absage bis zum versendeten Ersatzangebot an die Warteliste
- 24/7
- Eltern buchen und verschieben auch abends und am Wochenende selbst
- 0
- Anrufe nötig, um einen frei gewordenen Slot nachzubesetzen
Nachhilfe wiederkehrende Termine buchen, einmal festlegen statt jede Woche neu
Nachhilfe läuft fast immer in festen Rhythmen: dienstags 16 Uhr Mathe, donnerstags 17 Uhr Englisch. Statt jede Woche neu zu vereinbaren, buchen Eltern eine feste Serie für das ganze Halbjahr. Der Platz bleibt für ihr Kind reserviert, der Stundenplan Ihrer Lehrkräfte füllt sich planbar.
Sagt ein Kind ab, geht der Slot nicht verloren
Ein Kind ist krank, eine Familie muss kurzfristig umplanen. Ohne System bleibt der Slot leer und die Lehrkraft wartet bezahlt. Mit TerminJet wechselt der frei gewordene Termin sofort in die Nachbesetzung und wird der passenden wartenden Familie per WhatsApp oder SMS angeboten, bevor jemand zum Telefon greift.
Funktionen, die zum Nachhilfealltag passen
Echte Terminarten Ihres Instituts
Kennenlernstunde, Einzelnachhilfe, Gruppenkurs, Prüfungsvorbereitung und Intensivkurs in den Ferien haben jeweils eigene Dauer, Preise und Regeln. Jede Unterrichtsform bekommt den passenden Buchungsablauf.
Lehrkraft-Verfügbarkeit im Blick
Eltern sehen nur die Zeiten, in denen die gewünschte Lehrkraft tatsächlich frei ist. Doppelbuchungen und ständiges Nachschauen im Plan entfallen.
Eltern buchen für ihr Kind
Die Buchung läuft über die Eltern, der Termin ist aber klar dem Kind und seinem Fach zugeordnet. Mehrere Geschwister im selben Konto sind kein Problem.
Selbstständiges Verschieben in Ihren Regeln
Wer eine Stunde nicht wahrnehmen kann, verschiebt sie bis zu einer von Ihnen gesetzten Frist selbst. Ohne Anruf, und der frei werdende Slot bleibt nicht ungenutzt.
Erinnerungen vor jeder Stunde
Automatische Erinnerungen per WhatsApp oder SMS senken No-Shows, bevor sie entstehen, mit der Möglichkeit, direkt im Chat zu verschieben.
White-Label auf Ihrer Website
Der Buchungsflow läuft in Ihrem Design auf Ihrer eigenen Nachhilfe-Website. Kein fremdes Portal, keine Vermittlungsgebühr. Ihre Marke, Ihre Familien.
Eine kranke Schülerin am Montagnachmittag
Dasselbe Ereignis, zwei Welten. Links der heutige Aufwand, rechts mit TerminJet.
- Die Mutter ruft kurz vor 16 Uhr an und sagt die Stunde ab.
- Der Slot bleibt leer, die Lehrkraft wartet bezahlt im Unterrichtsraum.
- Jemand müsste die Warteliste durchgehen und nacheinander Familien anrufen.
- Meist passiert das nicht rechtzeitig, der Slot verfällt und der Umsatz ist weg.
- Die Absage kommt online oder per WhatsApp-Antwort und setzt den Slot frei.
- Die Engine rankt die Warteliste nach Fach, Klassenstufe und Wartezeit.
- Die passende Familie bekommt sofort ein Angebot per WhatsApp oder SMS.
- Sagt sie zu, ist der Slot gebucht, ohne einen einzigen Anruf.
In drei Schritten zur eigenen Online-Terminbuchung
- Schritt 01
Template anpassen
Wir konfigurieren Ihre Terminarten, Fächer, Lehrkraft-Verfügbarkeiten, Serien für feste Wochenslots, Umbuchungsfristen und die Regeln für die Nachbesetzung auf Ihr Institut.
- Schritt 02
In Ihre Website integrieren
Das Buchungsformular wird als Embed in Ihrem Design direkt in Ihre Nachhilfe-Website eingebaut. Die Kennenlernstunde lässt sich prominent platzieren, um neue Familien zu gewinnen.
- Schritt 03
Familien buchen selbst
Eltern buchen feste Serien bei der bevorzugten Lehrkraft, verschieben in Ihren Regeln und werden erinnert. Ausgefallene Stunden besetzt die Engine automatisch aus der Warteliste nach.
TerminJet, Nachhilfeportal oder Telefon und Excel
Drei übliche Wege, Nachhilfetermine zu vergeben. Der Unterschied liegt darin, wem die Familien und der frei gewordene Slot gehören.
| TerminJet | Nachhilfeportal | Telefon und Excel | |
|---|---|---|---|
| Läuft auf Ihrer eigenen Domain | |||
| Feste wöchentliche Serientermine | teils | manuell | |
| Automatische Nachbesetzung ausgefallener Stunden | |||
| Erinnerungen und Selbst-Umbuchung | teils | ||
| Vermittlungsprovision auf gewonnene Familien | keine | üblich | keine |
| Daten in der EU, DSGVO-bewusst | vom Anbieter abhängig |
Häufige Fragen
Können Familien feste wöchentliche Termine über ein ganzes Halbjahr buchen?
Ja. Eltern buchen einen festen Wochenslot als Serie, etwa dienstags 16 Uhr Mathe über das ganze Schulhalbjahr. Schulferien und Feiertage nehmen wir aus der Serie aus, und ein zu lange offener Serienplatz rollt automatisch in die nächste Woche.
Was passiert mit einer kurzfristig abgesagten Stunde?
Der frei gewordene Slot wechselt sofort in die Nachbesetzung. Die Engine rankt Ihre Warteliste nach Fach, Klassenstufe, Wartezeit und Verlässlichkeit und bietet den Slot der passenden Familie per WhatsApp oder SMS an, ohne dass jemand telefonieren muss.
Sehen Eltern nur die Zeiten der gewünschten Lehrkraft?
Ja. TerminJet zeigt nur Slots an, in denen die ausgewählte Lehrkraft tatsächlich frei ist. So bleibt die Betreuung in einer Hand und Doppelbuchungen entstehen gar nicht erst.
Brauchen wir dafür ein Nachhilfeportal?
Nein. TerminJet ist White-Label und läuft als eigene Instanz in Ihrem Design auf Ihrer eigenen Website. Kein geteiltes Portal, keine Vermittlungsplattform und keine Provision auf gewonnene Familien.
Wie steht es um Datenschutz und Hosting?
Die Daten liegen in der EU bei Hetzner, sensible Inhalte werden mit AES-256 verschlüsselt und Einwilligungen für Nachrichten werden dokumentiert. TerminJet ist DSGVO-bewusst aufgebaut und auf den Schul- und Familienkontext zugeschnitten.
Wer richtet das ein?
Wir. Als Digitalagentur in Deutschland konfigurieren wir das Nachhilfe-Template, bauen das Buchungsformular in Ihre Website ein und betreuen das System laufend. Sie starten mit einem fertig eingerichteten Buchungsflow.
So buchen Ihre Familien eine Nachhilfestunde
Das ist dasselbe Formular, das später in Ihrem Design auf Ihrer Website läuft und direkt die Engine speist. Tragen Sie sich ein, wir zeigen die Buchung und Nachbesetzung an einem Nachhilfe-Template und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele Stunden sich bei Ihnen realistisch zurückholen lassen.