Terminplanung fuer Musikschulen mit Unterrichtsserien, die sich bei Ausfall selbst umbuchen
TerminJet ist eine schlanke, buchungsorientierte Verwaltungssoftware fuer Musikschulen. Eltern und Schueler:innen buchen ihre Unterrichtsserie online, verschieben einzelne Stunden in Ihren Regeln und melden Ausfaelle selbst. Faellt eine Stunde aus, bietet das System den Slot automatisch der Warteliste an. Alles laeuft white-label auf Ihrer eigenen Website.
Unterrichtsserien planen, ohne dass das Buero jede Stunde von Hand verschiebt
Musikunterricht laeuft fast immer als feste woechentliche Serie: 16:00 Uhr Klavier bei Frau Hoffmann, jeden Dienstag. Faellt eine Stunde aus, beginnt im Buero die Telefonarbeit. TerminJet macht aus der Serie einen buchbaren Ablauf, den Eltern selbst steuern. Krankheit, Ferien oder ein Termin der Lehrkraft loesen automatisch eine Umbuchung statt einer ausgefallenen Stunde aus.
So funktioniert Musikunterricht Terminserie umbuchen
- Schritt 01
Template auf Ihre Musikschule anpassen
Wir konfigurieren Instrumente, Lehrkraefte, Unterrichtsdauer, feste Serien und Ihre Umbuchungs- und Stornofristen. Sie behalten Ihre gewohnten Unterrichtszeiten, TerminJet bildet sie ab.
- Schritt 02
In Ihre Website einbauen
Das Buchungsformular laeuft als Iframe in Ihrem Design auf Ihrer eigenen Domain. Eltern buchen die Probestunde und die laufende Serie direkt bei Ihnen, nicht auf einem fremden Portal.
- Schritt 03
Eltern verschieben verpasste Stunden selbst
Kann ein Kind dienstags nicht, oeffnet ein Klick im Reschedule-Link nur die freien Ersatzzeiten der passenden Lehrkraft. Kein Anruf, kein E-Mail-Pingpong mit dem Sekretariat.
- Schritt 04
Ausfaelle fuellen sich aus der Warteliste
Wird eine Stunde frei, bietet die Engine den Slot automatisch per WhatsApp oder SMS Schueler:innen auf der eingewilligten Warteliste an. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin.
Dienstag, 16:00 Uhr Klavier faellt aus
Ein typischer Vormittag im Musikschul-Sekretariat, einmal ohne und einmal mit TerminJet.
- Eltern rufen morgens an und melden ihr Kind krank.
- Das Sekretariat sucht von Hand einen Ersatztermin und telefoniert hin und her.
- Der frei gewordene 16:00-Uhr-Slot bleibt leer, die Lehrkraft wartet bezahlt.
- Schueler:innen, die gern frueher drangekommen waeren, erfahren nie von dem freien Platz.
- Am Monatsende fehlt der Ueberblick, welche Stunden tatsaechlich stattgefunden haben.
- Die Eltern sagen ueber den Link selbst ab und buchen direkt eine Ersatzzeit in der gleichen Woche.
- Der frei gewordene Slot wird automatisch der Warteliste angeboten.
- Ein:e wartende:r Schueler:in sagt per WhatsApp zu und rueckt nach, die Stunde findet statt.
- Die Lehrkraft sieht den aktualisierten Plan sofort, das Sekretariat muss nicht eingreifen.
- Jede Umbuchung ist dokumentiert, der Unterrichtsfortschritt bleibt nachvollziehbar.
Was die Verwaltungssoftware fuer Ihre Terminplanung kann
Echte Serientermine
Feste woechentliche Stunden pro Schueler:in, mit Pausen fuer Schulferien und Feiertage. Aenderungen an einer Stunde brechen die Serie nicht.
Selbst-Umbuchung in Ihren Regeln
Eltern verschieben eine verpasste Stunde bis zu Ihrer Frist selbst. Sie sehen nur freie Zeiten der passenden Lehrkraft, nichts geht durcheinander.
Slot-Recovery aus der Warteliste
Faellt eine Stunde aus, wird der Platz automatisch eingewilligten Schueler:innen per WhatsApp oder SMS angeboten, statt leer zu bleiben.
Verfuegbarkeit je Lehrkraft
Jede Lehrkraft hat eigene Zeiten, Raeume und Instrumente. Schueler:innen buchen nur dort, wo wirklich frei ist, Doppelbuchungen entfallen.
Probestunde rund um die Uhr
Interessierte Eltern entscheiden oft abends. Eine jederzeit buchbare Probestunde gewinnt Anmeldungen, die sonst bei der naechsten Musikschule landen.
White-Label auf Ihrer Domain
Der gesamte Buchungsflow laeuft in Ihrem Design auf Ihrer Website. Kein fremdes Portal, keine Vermittlungsgebuehr, Ihre Marke bleibt im Vordergrund.
TerminJet neben klassischer Musikschul-Verwaltung
MSVplus, iMikel und Appella sind etablierte, umfangreiche Verwaltungsprogramme fuer Musikschulen, stark in Honorarabrechnung, Foerdermittel und Statistik. TerminJet verfolgt einen anderen Schwerpunkt: schlank, buchungsorientiert und auf die Terminplanung samt automatischer Umbuchung fokussiert. Viele Schulen setzen beides nebeneinander ein.
| TerminJet | Klassische Verwaltungssoftware | |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | Online-Buchung und Terminserien | Verwaltung, Abrechnung, Statistik |
| Online-Buchung auf eigener Website (white-label) | Oft eingeschraenkt oder Zusatzmodul | |
| Eltern verschieben Stunden selbst | Meist ueber das Sekretariat | |
| Automatische Umbuchung bei Ausfall (Warteliste) | ||
| Erinnerungen per WhatsApp und SMS | Teilweise per E-Mail | |
| Honorarabrechnung und Foerdermittel-Statistik | Nicht im Fokus | |
| Hosting in der EU (Hetzner) | Anbieterabhaengig | |
| Einrichtung durch deutsche Agentur |
Daten von Familien gehoeren in die EU
Ihre Instanz laeuft auf Servern bei Hetzner in Deutschland. Schueler- und Elterndaten verlassen die EU nicht.
Personenbezogene Daten werden mit AES-256 verschluesselt gespeichert. Zugriff nur fuer berechtigte Rollen Ihrer Schule.
Wer auf der Warteliste kontaktiert wird, hat dem aktiv zugestimmt. Die Einwilligung ist DSGVO-konform dokumentiert.
Haeufige Fragen zur Musikschul-Terminplanung
Koennen wir feste woechentliche Unterrichtsserien abbilden?
Ja. Genau dafuer ist das Musikschul-Template gebaut. Jede:r Schueler:in bekommt eine feste woechentliche Stunde bei der gewuenschten Lehrkraft, mit automatischen Pausen fuer Schulferien und Feiertage. Einzelne Stunden lassen sich aendern, ohne die Serie zu verlieren.
Wie funktioniert Musikunterricht Terminserie umbuchen genau?
Kann ein Kind eine Stunde nicht wahrnehmen, oeffnet ein Klick im Reschedule-Link nur die freien Ersatzzeiten der passenden Lehrkraft. Eltern buchen die Ersatzstunde selbst, innerhalb Ihrer Frist. Die frei gewordene Stunde wird automatisch der Warteliste angeboten, statt leer zu bleiben.
Ersetzt TerminJet unsere bestehende Verwaltungssoftware wie MSVplus oder iMikel?
Nicht zwingend. TerminJet ist schlank und buchungsorientiert und konzentriert sich auf Terminplanung, Selbst-Umbuchung und automatische Nachbesetzung. Honorarabrechnung und Foerdermittel-Statistik sind nicht der Schwerpunkt. Viele Schulen nutzen TerminJet fuer die Terminseite und behalten ihr bestehendes Verwaltungsprogramm fuer die Abrechnung.
Laeuft die Buchung auf unserer eigenen Website oder auf einem Portal?
Auf Ihrer eigenen Website. Das Buchungsformular wird als Iframe in Ihrem Design auf Ihrer Domain eingebaut. Es gibt kein fremdes Portal und keine Vermittlungsgebuehr. Es ist Ihre eigene Instanz, nicht geteilte Software.
Wo liegen die Daten unserer Schueler:innen und Eltern?
Auf Servern in der EU bei Hetzner in Deutschland. Personenbezogene Daten werden mit AES-256 verschluesselt gespeichert, der Betrieb ist DSGVO-konform und die Einwilligung der Warteliste ist dokumentiert.
Wer richtet das System ein?
Wir. Als Digitalagentur in Deutschland konfigurieren wir das Template auf Ihre Instrumente, Lehrkraefte und Regeln, bauen es in Ihre Website ein und betreuen es laufend. Sie muessen nichts selbst zusammenklicken.
So buchen Eltern bei Ihnen eine Probestunde
Dieses Formular ist dasselbe, das spaeter in Ihrem Design auf Ihrer Website laeuft. Es speist direkt die Engine, die Serien plant und Ausfaelle automatisch umbucht.