WhatsApp- und SMS-Terminerinnerung für die Werkstatt, plus automatische Nachbesetzung, wenn es doch ausfällt
Eine automatische Terminerinnerung per WhatsApp oder SMS holt vergessene Werkstatttermine zurück, bevor die Bühne leer steht. Und wenn ein Kunde trotzdem nicht kommt, besetzt TerminJet den freien Slot automatisch aus Ihrer Warteliste nach, statt ihn einfach abzuschreiben.
Werkstatt-Terminerinnerung senkt No-Shows. Nachbesetzung rettet den Rest.
Erinnerungen verhindern den Großteil der Ausfälle. Aber nicht jeden. TerminJet deckt beide Seiten ab: vorbeugen und nachbesetzen.
- bis 50%
- weniger No-Shows mit automatischer Erinnerung vorab
- 5–15%
- typische Ausfall- und No-Show-Quote bei Werkstätten ohne Erinnerung
- < 60 Sek.
- vom ausgefallenen Termin bis zum Ersatzangebot an die Warteliste
- 0
- Anrufe nötig, um eine freie Hebebühne wieder zu belegen
Von der Buchung bis zur geretteten Bühne, alles automatisch
- Schritt 01
Termin gebucht, Erinnerung geplant
Sobald ein Reifenwechsel, eine Inspektion oder ein HU/AU-Termin gebucht ist, plant TerminJet die Erinnerung. Kund:innen wählen bei der Buchung, ob sie per WhatsApp oder SMS erinnert werden möchten, mit dokumentierter Einwilligung.
- Schritt 02
Erinnerung geht raus, wo sie gelesen wird
Ein bis zwei Tage vorher kommt die Erinnerung mit Datum, Uhrzeit, Serviceart und Abgabezeit. Kund:innen können direkt aus der Nachricht heraus bestätigen, verschieben oder absagen, ohne anzurufen.
- Schritt 03
Verschoben statt vergessen
Wer doch nicht kann, verschiebt den Werkstatttermin selbst innerhalb Ihrer Regeln. Der ursprüngliche Slot wird sofort frei und nachbesetzbar, statt am Termintag leer zu bleiben.
- Schritt 04
Ausgefallen? Slot wird nachbesetzt
Kommt jemand trotz Erinnerung nicht oder sagt kurzfristig ab, startet die Engine die Nachbesetzung: Sie schlägt den freien Slot der passenden Person aus Ihrer Warteliste per WhatsApp oder SMS vor.
Werkstatt-Terminerinnerung senken No-Shows, aber der leere Slot bleibt das Problem
Die meisten Tools können erinnern und dann ist Schluss. Sagt ein Kunde nach der Erinnerung ab, bleibt die Bühne trotzdem leer. TerminJet geht den Schritt weiter: Der ausgefallene Termin löst automatisch ein Ersatzangebot an Ihre Warteliste aus, damit aus dem Loch wieder ein bezahlter Auftrag wird.
Der 9-Uhr-Reifenwechsel sagt am Morgen ab
Dasselbe Ereignis, zwei Welten. Links der heutige Aufwand, rechts mit TerminJet.
- Der Kunde hat den Termin vergessen und meldet sich gar nicht erst.
- Die Hebebühne steht um 9 Uhr leer, der Mechaniker wartet auf Arbeit.
- Niemand am Empfang hat Zeit, die Warteliste anzurufen.
- Der Slot verfällt. In der Hochsaison ist das bares Geld, das nicht wiederkommt.
- Der Kunde hat tags zuvor eine WhatsApp-Erinnerung bekommen und kommt, oder verschiebt früh genug selbst.
- Verschiebt er doch kurzfristig, wird der 9-Uhr-Slot sofort als frei markiert.
- Die Engine bietet ihn der passenden Person aus der Warteliste per WhatsApp an.
- Antwortet sie mit Ja, ist die Bühne wieder belegt, ohne einen einzigen Anruf.
Funktionen, die zur Werkstatt passen
Erinnerung per WhatsApp und SMS
Automatische Terminerinnerung über den Kanal, den Ihre Kund:innen wirklich lesen. Zeitpunkt, Text und Kanal stellen wir auf Ihren Betrieb ein, vom Reifenwechsel bis zur HU/AU.
Bestätigen, verschieben, absagen im Chat
Kund:innen reagieren direkt aus der Erinnerung heraus. Wer verschiebt, bleibt im System; wer absagt, gibt den Slot frei, statt einfach nicht zu erscheinen.
Automatische Nachbesetzung
Fällt ein Termin trotz Erinnerung aus, schlägt die Engine den freien Slot der passenden Person aus Ihrer Warteliste vor, in unter einer Minute statt nach dem Feierabend.
Fahrzeugdaten liegen vorab vor
Kennzeichen, Modell und Servicewunsch kommen schon bei der Buchung mit. Die Erinnerung enthält die Abgabezeit, damit die Annahme morgens nicht im Stau steht.
Saison-Kapazität für Reifenwechsel
Schalten Sie für die Spitze gezielt mehr Slots frei und drosseln Sie sie danach wieder. Erinnerungen und Nachbesetzung skalieren mit, ohne den Kalender umzubauen.
Dokumentierte Einwilligung
Nachrichten gehen nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung. Hosting in der EU bei Hetzner, AES-256-Verschlüsselung, DSGVO-bewusst aufgesetzt.
Häufige Fragen zur Terminerinnerung
Werden die Erinnerungen per WhatsApp oder per SMS verschickt?
Beides ist möglich. Sie legen den bevorzugten Kanal fest, und Kund:innen können bei der Buchung wählen. WhatsApp wird in der Regel am schnellsten gelesen, SMS erreicht jeden, auch ohne App.
Um wie viel senken Erinnerungen die No-Show-Quote?
Automatische Erinnerungen senken Ausfälle erfahrungsgemäß deutlich, in vielen Betrieben um bis zu 50 Prozent. Wie viel es bei Ihnen ist, hängt von Kundschaft und Terminart ab. Das rechnen wir im kostenlosen Audit an Ihren Zahlen durch.
Was passiert, wenn ein Kunde trotz Erinnerung nicht kommt?
Dann startet die Nachbesetzung. Der freie Slot wird der passenden Person aus Ihrer Warteliste per WhatsApp oder SMS angeboten. Reagiert niemand, läuft das Angebot ab und die nächste Person rückt nach, ohne Anruf durch Ihr Team.
Können Kund:innen direkt aus der Erinnerung verschieben?
Ja. Aus der Nachricht heraus können sie bestätigen, verschieben oder absagen, innerhalb der Fristen und Regeln, die Sie festlegen. Frei werdende Slots sind sofort wieder nachbesetzbar.
Ist das mit der DSGVO vereinbar?
Nachrichten gehen nur an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung. TerminJet läuft auf Ihrer eigenen Domain, wird in der EU bei Hetzner gehostet und verschlüsselt personenbezogene Daten mit AES-256. Wir setzen das DSGVO-bewusst für Sie auf.
Müssen wir das selbst einrichten?
Nein. Wir sind eine Digitalagentur in Deutschland und richten Erinnerungslogik, Kanäle, Warteliste und die Website-Integration für Sie ein und betreuen das System laufend.
Sehen Sie die Erinnerung und die Nachbesetzung an Ihrem Werkstatt-Template
Tragen Sie sich ein. Wir zeigen Erinnerung und Slot-Recovery am KFZ-Template und rechnen im kostenlosen Audit durch, wie viele Termine Sie pro Monat realistisch zurückholen.